Czy twój zespół sprawdza w trakcie sprintu lub na początku retrospektywy realizację akcji z poprzedniego spotkania? Jak często pada podsumowanie “zupełnie o tym zapomniałem” lub “nie mieliśmy czasu, były ważniejsze sprawy”? Jeśli jest to częsty przypadek, warto zastanowić się, jak zwiększyć szansę na realizację usprawnień.
Retrospektywa Sprintu ma ważny cel – zidentyfikowanie możliwych usprawnień, które poprawią pracę zespołu. Jednak sama lista niewiele da, jeśli nikt ostatecznie nie podejmie się ich realizacji.
Czy akcje z retrospektywy są odpowiednio małe?
Często pierwszą przeszkodą w realizacji akcji z retrospektywy jest ich rozmiar. Zespół widzi problem, jednak potencjalne usprawnienie wymaga dużo pracy, liczonej w tygodniach lub nawet miesiącach. Oczywiście ciężko przerwać dostarczanie produktu (a więc i zarabianie) i skupić się tylko i wyłącznie na rozwiązywaniu problemów. W rzadkich przypadkach, gdy jest on w bardzo złym stanie, może to być jednak jedyna droga.
Zastosuj zasadę INVEST
Usprawnienie z retrospektywy sprintu powinno być podobne do Historyjki Użytkownika (ang. User Story). Przypomnij sobie co mówi zasada INVEST i zadbaj, aby definiowana akcja była odpowiednio mała. Powinna mieć jasno określone granice, abyś mógł powiedzieć, kiedy się kończy.
Dziel akcje z retrospektywy sprintu na mniejsze
Jeśli dane usprawnienie wymaga więcej pracy, traktuj je tak samo, jak Historyjki Użytkownika i podziel na mniejsze akcje. Jaki jest pierwszy krok, który powinieneś podjąć? Co możesz zrobić w kolejnym sprincie, lub nawet dniu? Czy istnieją jakieś małe i łatwe kroki, które dadzą poprawę sytuacji? Poszukaj z zespołem możliwości do łatwego zwycięstwa, które napędzi was do dalszych zmian.
Kto chce realizować daną akcję?
Jeśli usprawnienia definiowane podczas retrospektywy są często odkładane na później, to trzeba się zastanowić, kto jest ich autorem. Czy jest to pomysł zespołu, czy Scrum Mastera, Managera, lub innej osoby z zewnątrz?
Mam tu na myśli różnego rodzaju “polecenia”, które mogą wychodzić na przykład od Scrum Mastera. Zdarza się, że zarządza on wprowadzenia jakiejś zasady w reakcji na obserwowane symptomy.
Oczywiście nie ma nic złego, jeśli są to propozycje, które zespół omówi i dopasuje do swoich warunków. Chęć realizacji musi jednak wychodzić z wewnątrz, a nie być odgórnym poleceniem. Zespół musi czuć, że to on jest właścicielem (ang. ownership) danego usprawnienia i rozumieć dlaczego chce je zrealizować.
Przezwycięż opór przed zmianą
Zdefiniowane usprawnienie może napotykać na opór przed zmianą. Ludzie mają swoje przyzwyczajenia i niekiedy ciężko je zmienić. Nawet, jeśli wpływają negatywnie na pracę.
Może w tym pomóc wspomniany już podział na mniejsze akcje, czyli zasada małych kroków. W pewnym stopniu powodują one bardziej płynną zmianę podejścia.
Zróbmy eksperyment, tylko na próbę
Dobrym pomysłem jest także traktowanie usprawnień jak eksperymentu. Mało prawdopodobne, że zaproponowane rozwiązanie jest tym najlepszym. Bez sprawdzenia ciężko będzie jednak wyciągnąć wnioski, dlatego warto testować je przez kilka iteracji a następnie przeanalizować efekty.
Dopiero wtedy będzie można podjąć decyzję, czy dane usprawnienie miało pozytywny wpływ, wymaga jakiś poprawek albo okazało się błędem i trzeba poszukać innego.
Kto jest właścicielem usprawnienia?
Akcja wychodząca od zespołu może się spotkać z pewnym problemem, znanym jako rozproszona odpowiedzialność. Każdy może czekać, aż inna osoba podejmie się zrealizowania lub przynajmniej rozpoczęcia danej akcji.
Dobrym pomysłem jest przypisanie się do danej akcji przez konkretną osobę, czyli właściciela. Nie musi to być jedyny realizujący (to częsta obawa!), a nawet ktoś fizycznie zaangażowany w jej wykonanie. Do odpowiedzialności tej osoby powinno należeć dbanie o to, aby działania zostały przeprowadzone. Uwaga, nie chodzi tu jednak tylko o Scrum Mastera lub Managera, lecz po prostu członka zespołu.
Co zrobić, gdy nikt się nie zgłasza do akcji
Zdarza się, że nikt nie chce się podjąć realizacji konkretnego usprawnienia. Trzeba wtedy zadać sobie pytanie, czy zespół faktycznie rozumie potrzebę zmiany i chce jej dokonać. Jeśli tak nie jest, warto ten temat dokładnie przedyskutować.
Jeśli jednak debata trwa odpowiednio długo, a nikt nie chce zrobić pierwszego kroku, problem może leżeć gdzieś indziej. Warto zadać w zespole pytanie, czy wykorzystane 30 min na dyskusję nad problemem, a następnie pominięcie konkretnej akcji, jest efektywne z punktu widzenia jego członków.
Niektóre akcje, mimo, że są potrzebne i zespół je rozumie, to ich realizacja nie jest niczym ciekawym. Na przykład gdy trzeba porozmawiać z kimś niezbyt lubianym z innego zespołu.
W przypadku takich, ale nie tylko, akcji, można wykorzystać po prostu kolejkę. “Niechciana” akcja zostaje przypisana do kolejnej osoby. Raz na jakiś czas każdy w zespole może więc trafić z odpowiedzialnością na coś niezbyt ciekawego, ale potrzebnego. Bardzo ważne jest jednak, że taką zasadę muszą zaakceptować wszyscy członkowie.
Akcje z retrospektywy jako historyjki w sprincie
Najlepszym sposobem na śledzenie realizacji usprawnień jest traktowanie ich jak każde inne zadanie, którego podejmuje się zespół. Ma to szczególne znaczenie w przypadku konkretnych akcji, jak na przykład “Zmienić konfigurację testów” lub “Opisać procedurę konfigurowania środowiska deweloperskiego”.
W ten sposób zadanie będzie można zaplanować do sprintu i będzie mniejsza szansa na pominięcie go z uwagi na brak czasu. Będzie także omawiane jak każda inna historyjka, więc łatwiej będzie wyłapać problemy napotkane przy realizacji.
Umieść akcje w widocznym miejscu
Część usprawnień ma jednak bardziej ogólny charakter, zmieniający zasady pracy zespołu. Na przykład, jeśli decydujecie się na to, że każdy rozpoczynając pracę sprawdza zadania oczekujących na code review. Zanim wyjdzie to wszystkim w krew, minie trochę czasu.
Zazwyczaj akcje z retrospektywy i innych spotkań trafiają na jakąś dostępną dla wszystkich listę, np. w Confluence. Problem polega na tym, że członkowie zespołu widzą ją w momencie tworzenia oraz sprawdzenia postępów, o ile to następuje. W przeciwnym wypadku, ktoś przypadkiem na nią wpadnie po kilku miesiącach i zapyta “a pamiętacie jak mieliśmy zrobić… coś z tym ruszyło?”.
Listę akcji warto umieścić w jakimś lepszym, ogólnodostępnym miejscu, które zespół często odwiedza. Jeśli korzystacie z fizycznej tablicy zadań, można przy niej przykleić karteczki z aktualnymi usprawnieniami. Raz na jakiś czas warto dopytać, czy nie ma problemów z ich wprowadzaniem. Sama lista ukończonych akcji może działać motywująco i pokazywać postęp.
W jednym z zespołów takie akcje były wypisane na kartkach przyczepionych do drzwi toalety. Każda osoba z zespołu widziała je więc kilka razy w ciągu dnia.
Praca zdalna – gdzie widuje się zespół?
Zespół rozproszony może zadbać o przypominanie o akcjach z retrospektywy w podobny sposób. Wspomniana wcześniej wirtualna tablica zadań nie jest jedynym rozwiązaniem. Należy się jednak zastanowić, jakie wirtualne miejsce oglądają najczęściej członkowie zespołu. Wbrew pozorom nie jest nim wcale konkretna strona na Confluence lub sieciowy dokument.
Jednym ze sposobów może być przypięta wiadomość na czacie zespołowym. W ten sposób każdy piszący będzie widział informację na temat aktualnych akcji.
Inną opcją może być kreatywne wykorzystanie wirtualnego tła w komunikatorze wideo. Wystarczy znaleźć obrazek kojarzący się z wprowadzoną zasadą lub po prostu wpisać ją skrótowo na wybranym zdjęciu. Często wystarczy do tego jeden lub dwa wyrazy.
Można też po prostu raz na jakiś czas przypomnieć o wprowadzonych zasadach na zespołowym czacie, a nawet wykorzystać bota, który będzie to robił automatycznie. Trzeba tylko uważać, żeby nie było to zbyt częste.
Pochwalcie się swoimi akcjami z retrospektywy
Innym sposobem na zmotywowanie swojego oraz innych zespołów do przeprowadzania usprawnień, może myć dzielenie się nimi na ogólnofirmowym czacie. Można do tego stworzyć dedykowany kanał.
Dodatkowo takie miejsce może stanowić zbiór inspiracji dla innych, lub nawet możliwość skorzystania z gotowych rozwiązań. Jeśli jeden zespół postanowił w jakiś sposób usprawnić swoje testy, być może dla innych będzie to rozwiązanie, które wystarczy wziąć i co najwyżej lekko dopasować do swojej konfiguracji.
Be First to Comment