Gdy masz do czynienia z nowym zespołem lub widzisz problemy z oczekiwaniami wobec poszczególnych osób, warto zorganizować proste ćwiczenie, które pomoże je określić. Dobrą okazją może być zarówno retrospektywa sprintu jak i dedykowane spotkanie. Niespełnione oczekiwania w zespole mogą szybko przerodzić się w niezdrowy konflikt.
Cel ćwiczenia
Celem tego ćwiczenia jest zdefiniowanie czego oczekują, oraz co mogą dać sobie poszczególne role w zespole. Przy okazji jest to dobra okazja do przypomnienia zakresu odpowiedzialności i wyjaśnienia nieporozumień.
Może to mieć pozytywny wpływ zarówno w nowym zespole, jak i istniejącym od jakiegoś czasu. W pierwszym przypadku można rozmawiać o wymarzonym środowisku pracy, jakiego oczekują poszczególne osoby.
Jeśli zespół wykonuje to ćwiczenie po jakimś czasie, lub na przykład po zmianach osobowych, warto skupić się na pojawiających się tarciach lub niedomówieniach.
Ćwiczenie może być też dobrym sposobem na stworzenie podstawowych zasad działania zespołu lub zaktualizowanie istniejących (ang. team agreements).
Przygotowanie do retrospektywy
Ćwiczenie nie wymaga specjalnych przygotowań. Możesz je przeprowadzić zarówno w sali, korzystając z post-itów, jak i pracując zdalnie na wirtualnej tablicy.
Wystarczy, że na tablicy stworzysz tabelkę podobną do tej na poniższym rysunku. Wiersze i kolumny oznaczasz nazwami poszczególnych ról, czyli Product Owner, Scrum Master, Deweloper. Możesz też dodać inne, jeśli zachodzi taka potrzeba (np. Manager lub stakeholder).
Z lewej strony znajduje się rola, która wypełnia karteczkę (“Jako …”), na górze ta, do której kierowany jest feedback (“ … oczekuję od / chcę dać dla …”).
Następnie wyjaśnij uczestnikom cel ćwiczenia, czyli wspólne zrozumienie oczekiwań wobec siebie oraz tego, jak dana rola chce wspomóc zespół.
Mówienie nie tylko o oczekiwaniach może spowodować większą otwartość i zaangażowanie zespołu. Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której poszczególne osoby skupią się tylko na liście wymagań, zamiast dać też coś od siebie.
Zebranie danych
W pierwszym kroku poproś uczestników o kilka minut pracy w ciszy i spisanie swoich przemyśleń na karteczkach. Następnie powinni umieścić je w odpowiednich częściach tablicy. Tak więc, deweloper powinien podać swoje oczekiwania wobec Product Ownera, Scrum Mastera, oraz pozostałych deweloperów. W przypadku SM oraz PO pozostają tylko inne role.
Warto zastosować odmienne kolory karteczek aby rozróżnić oczekiwania w zespole oraz to, co dana rola może dać. Pamiętaj, że deweloperzy będą mieli więcej głosów, więc możesz je w pewnym stopniu ograniczyć wprowadzając zasadę maksymalnej ilości karteczek na osobę (np. dwie lub trzy).
Omówienie zebranych danych
Po zebraniu informacji warto je przeczytać i podsumować jednym zdaniem. Niektóre teksty mogą być różnie zinterpretowane lub zapisane skrótowo. Następnie poproś zespół o zgrupowanie podobnych tematycznie karteczek.
Teraz pozostaje już omówienie poszczególnych tematów i sprawdzenie, czy dane oczekiwanie wobec roli ma sens. Na tym etapie mogą się pojawić różnice w zrozumieniu zakresu odpowiedzialności. Jako facylitator powinieneś zadbać o zdrową dyskusję i doprowadzić do wspólnego zrozumienia i zgody.
W przypadku tego ćwiczenia lepiej unikać głosowania nad tematami i omówienia tylko najciekawszych z punktu widzenia zespołu. Może to spowodować, że jakieś karteczki zostaną uznane jako zaakceptowane, mimo, że nie zostały nawet przeczytane przez wszystkich.
Należy więc skupić się na efektywnej facylitacji i przeznaczyć określony timebox na każdą karteczkę. W przypadku większej grupy można zaplanować na ćwiczenie więcej czasu lub rozdzielić je na dwie osobne retrospektywy.
Be First to Comment