Z mojego punktu widzenia Retrospektywa Sprintu jest najważniejszym wydarzeniem w Scrumie. Daje ono zespołowi możliwość zatrzymania się na chwilę, przemyślenia ostatnich dokonań i wyciągnięcia wniosków na przyszłość. Domyka więc pętlę uczenia i umożliwia dostosowanie się do zmieniających warunków. Co jako prowadzący spotkanie możesz zrobić, aby retrospektywa była ciekawsza i bardziej owocna?
Zadbaj o otwartość i bezpieczeństwo zespołu
Jeśli osoby biorące udział w spotkaniu nie będą czuły się bezpiecznie, raczej nie podzielą się wartościowymi przemyśleniami na temat swojej pracy. Mogą obawiać się, że ktoś wykorzysta dyskutowane tematy przeciwko nim. Innym powodem może być niechęć do dyskusji z pozostałymi członkami zespołu na trudne tematy oraz spowodowanie konfliktu.
Brak otwartości oraz poczucia bezpieczeństwa może więc sprawić, że Retrospektywa Sprintu będzie pogawędką na powierzchowne tematy lub narzekaniem na otaczający świat.
Zasada Las Vegas
Jednym ze sposobów na zwiększenie bezpieczeństwa psychologicznego jest podkreślenie, że szczegóły omawianych tematów nie wyjdą na zewnątrz. Możesz to zrobić przywołując powiedzenie “wszystko, co dzieje się w Vegas – zostaje w Vegas”.
Podobna zasada powinna działać podczas retrospektywy. Jest to szczególnie istotne w przypadku delikatnych tematów dotyczących zespołu lub organizacji. Uczestnicy muszą mieć pewność, że ktoś nie wykorzysta ich wypowiedzi do swoich celów, np. do oczernienia danej osoby.
Oczywiście dotyczy to samej dyskusji podczas spotkania, a nie akcji, jakie zespół zamierza podjąć lub poprosić o to kogoś z zewnątrz.
The Prime Directive
Budowanie bezpieczeństwa psychologicznego podczas Sprint Retrospective powinno się też skupiać na podejściu do omawianych tematów. Zespół spotyka się, aby poprawić sposób swojej pracy, a nie szukać winnego ostatnich niepowodzeń.
Warto zacząć spotkanie od podkreślenia celu spotkania oraz przedstawienia The Prime Directive, która w oryginale brzmi następująco:
„Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand.”
Norm Kerth, Project Retrospectives: A Handbook for Team Review
Podkreślamy zatem, że podjęte przez nas decyzje były najlepszymi możliwymi w danym momencie, biorąc pod uwagę sytuację oraz umiejętności. Przyjmujemy, że za działaniami członków zespołu nie kryły się złe intencje. Taki punkt startowy może zaowocować bardziej konstruktywną dyskusją.
Zacznij od czegoś małego na rozgrzewkę
Zanim przejdziesz do sedna sprawy, warto rozpocząć Sprint Retrospective od czegoś prostego. Jak radzi Esther Derby i Diana Larsen w książce “Agile Retrospectives – Making Good Teams Great” pierwszym etapem powinno być przygotowanie gruntu (ang. set the stage).
Może to być jakieś krótkie pytanie, które wprowadzi zespół w kontekst spotkania. Członkowie zespołu powinni być w stanie wypowiedzieć się w 1-2 minuty bez wdawania się w większe szczegóły. Na to będzie czas później.
Taki początek może być sposobem na rozładowanie napięcia, szczególnie, gdy zespół spodziewa się trudnej dyskusji po ostatnich problemach. Może też być metodą na aktywowanie bardziej cichych lub zamkniętych osób. Jeśli zaczną od krótkiej wypowiedzi na początku, mogą być bardziej skłonni do aktywniejszej dyskusji w dalszej części spotkania.
W zależności od zespołu możesz więc postawić na mniej lub bardziej zabawne pytania. Kilka przykładów:
- Jak oceniasz ostatni sprint w skali 1-5 i dlaczego? Uwaga, jeśli ktoś zapyta komu potrzebne są te dane wyjaśnij, że tylko dla zespołu i przywołaj zasady Las Vegas oraz The prime Directive.
- Opisz ostatni sprint jednym wyrazem lub zdaniem.
- Znajdź zdjęcie, które obrazuje ostatni sprint – w przypadku pracy zdalnej wykorzystaj Google Pictures lub Unsplash.com. Gdy pracujesz w biurze mogą to być karty do Dixit lub innej podobnej gry.
- Jakim zwierzęciem czułeś się podczas ostatniego sprintu i dlaczego? Można połączyć z poprzednim, czyli poprosić o zdjęcie.
Bądź kreatywny i stosuj różne formy
Przechodząc do właściwej części Retrospektywy Sprintu bądź kreatywny. Jeśli po raz dziesiąty z rzędu na tablicy pojawia się pytanie “Co poszło dobrze a co źle” lub “Stop / Start / Continue” możesz spodziewać się co najwyżej ziewania.
Stosuj różne formy, dopasowując je do bieżącej sytuacji. Być może ostatnia iteracja była szczególna i wymaga zastanowienia się nad konkretnym tematem. A może bardziej wartościowe jest przedyskutowanie dłuższego okresu czasu, gdyż zespół ukończył jakiś kamień milowy lub wydał kolejną wersję aplikacji?
Odmienne schematy będą ciekawsze i mogą spowodować większe zaangażowanie zespołu. Pamiętaj jednak, że Retrospektywa Sprintu jest dla jego członków. Nie traktuj jej jako możliwości na przetestowanie coraz to bardziej wymyślnych formatów. Zawsze pamiętaj o celu i dopasuj do niego swoje działania.
Form Retrospektywy Sprintu jest nieskończenie wiele, ograniczeniem jest tylko twoja wyobraźnia. Jeśli brakuje ci pomysłów, polecam skorzystanie z takich serwisów jak Fun Retrospectives, Random Retros lub Retromat. Szczególnie cenię sobie ostatni z nich, gdyż podpowiada możliwy schemat całego spotkania, stosując model przedstawiony we wspomnianej już wcześniej książce “Agile Retrospectives – Making Good Teams Great”.
Ja już nie pamiętam, co się działo w trakcie sprintu
Zdarza się, że niektórzy członkowie zespołu scrumowego mają problem z przypomnieniem sobie jakiś szczególnych wydarzeń mających miejsce podczas sprintu. Aby im w tym pomóc, możesz dać możliwość wcześniejszego zbierania tematów do poruszenia na spotkaniu. Pomaga to także nowym zespołom, które nie czują się pewnie i potrzebują większej anonimowości przy ich gromadzeniu.
Jeśli pracujesz w biurze, możesz stworzyć specjalną skrzynkę, do której członkowie zespołu mogą wrzucić swoje pomysły w trakcie iteracji. Później podczas spotkania wystarczy wyciągnąć i przeczytać zgromadzone karteczki.
Gdy używasz wirtualnej tablicy, możesz ją przygotować na początku sprintu, a nie dopiero przed spotkaniem. Zalet takiego rozwiązania jest kilka. Po pierwsze członkowie zespołu mogą dodawać swoje pomysły na bieżąco, więc nic nie umknie ich uwadze.
Po drugie, może to być pomocne dla osób, które chcą na spokojnie przemyśleć ostatni sprint przed spotkaniem. Zespół może także mieć zasadę, że gromadzenie pomysłów odbywa się wcześniej aby zaoszczędzić czas. Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracy zdalnej, gdy członkowie chcą sprawniej przejść przez spotkanie i traktują je jako kontynuację zebranych wcześniej danych.
Nawet w takim przypadku warto na początku Sprint Retrospective dać kilka minut na aktualizację tablicy. Dzięki temu będzie możliwość dodania tematów które pojawiły się na samym końcu sprintu lub ktoś gdy nie dał rady zrobić tego wcześniej.
Unikaj wałkowania ciągle tego samego tematu
Niekiedy Retrospektywa Sprintu staje się dla zespołu scrumowego okazją do wracania ciągle do jednego tematu. Może to być coś niezależnego od nich lub przeszkoda, na którą nie może znaleźć rozwiązania. Tak długo, jak zespół ma nowe pomysły na akcje, można się nim zajmować. Jeśli jednak przeradza się to w zrzędzenie nad złośliwością losu, warto ucinać takie nie prowadzące do niczego dyskusje.
Jeśli zespół uznał na poprzednim spotkaniu, że w tym momencie nie widzi możliwości poprawy w danym temacie (np. są wymagane zewnętrzne działania), to powrót do niego możesz podsumować pytaniem “Co się zmieniło od ostatniej dyskusji?”. Następnie warto skierować dyskusję na bardziej podatny na zmianę grunt.
Czy Retrospektywa Sprintu musi być facylitowana przez Scrum Mastera?
Czy zwróciłeś uwagę, że w całym tekście ani razu nie zaznaczyłem, że powyższe rady dotyczą Scrum Mastera lub Agile Coacha? Zrobiłem to świadomie.
Cytując Scrum Guide (wersja 2020), Scrum Master “dba o to, aby wszystkie wydarzenia scrumowe się odbywały, były konstruktywne i produktywne oraz by mieściły się w wyznaczonych ramach czasowych”. Nie ma tu mowy o tym, że musi samodzielnie je facylitować.
Ta zasada dotyczy także Retrospektywy Sprintu. Scrum Master nie musi przygotowywać i prowadzić spotkania, równie dobrze może to zrobić każdy inny członek zespołu. Dzięki temu wszyscy będą mogli przekonać się, na czym to polega i być może wykażą większe zaangażowanie w przyszłości jako uczestnicy.
Inna osoba prowadząca spotkanie może wnieść powiew świeżości i nowe pomysły. Oczywiście Scrum Master może pomóc w przygotowaniu, ale dlaczego nie wprowadzić zasady w zespole, że każda osoba kolejno prowadzi Sprint Retrospective? Może to być bardzo pozytywna zmiana prowadząca do większego zaangażowania oraz samodzielności.
Be First to Comment