Skip to content

Jak przygotować spotkanie, aby zakończyło się sukcesem

Przypomnij sobie, jakie spotkania czekają cię w nadchodzących dwóch tygodniach. Czy zastanawiasz się, dlaczego uczestniczysz w niektórych z nich? Bierzesz w nich czynny udział, czy tylko przysłuchujesz się dyskusjom mniej lub bardziej związanym z tematem?  Jeśli pracujesz zdalnie, możesz przynajmniej w tym czasie odpisać na maile lub załatwić jakąś ważniejszą sprawę. Wystarczy jednak zastosować kilka prostych zasad, aby organizowane spotkania miały sens i korzyść dla ich uczestników.

Jeśli zapytasz pracowników w dowolnej firmie o to, co ich najbardziej denerwuje, często pada odpowiedź “za dużo spotkań”. Dodatkowo pojawiają się negatywne komentarze na temat tego, że są one nudne, zaprasza się na nie niepotrzebne osoby, nic z nich nie wynika. Aby uniknąć powyższych problemów, powinieneś jako facylitator lub uczestnik spotkania upewnić się jaki jest jego cel oraz oczekiwany rezultat. Od czego powinieneś zacząć?

Zdefiniuj jasny cel spotkania

Przed wysłaniem zaproszenia na spotkanie należy zastanowić się dokładnie nad jego celem. Powinieneś go móc zdefiniować jednym, łatwo zrozumiałym zdaniem. Jest to punkt wyjściowy dla kolejnych działań.

Powód spotkania powinien zaczynać się od czasownika i pokazywać wyraźnie, dlaczego dana grupa osób powinna w nim uczestniczyć. Może to być na przykład:

  • Przygotować plan wypuszczenia aplikacji na wrzesień
  • Wybrać kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne
  • Przygotować procedurę uruchomienia testów obciążeniowych dla aplikacji

Jeśli podczas spotkania chcesz omówić wiele tematów, zastanów się nad zarezerwowaniem odpowiedniego czasu lub podziel go na kilka krótszych. W tym drugim przypadku warto dla każdego z nich określić odpowiednio szczegółowy, odrębny cel.

Określ spodziewany rezultat

Drugim krokiem w planowaniu spotkania powinno być określenie, czego spodziewamy się po jego zakończeniu. Czy efektem powinien być jakiś konkretny dokument, lista możliwych opcji do przedstawienia szefowi, albo podjęta decyzja? Wszystko zależy od rodzaju spotkania, warto jednak dokładnie określić efekt końcowy.

Rezultat spotkania powinien być rzeczownikiem i określać, kiedy możemy uznać je za zakończone sukcesem. Może to być na przykład:

  • Zaktualizowany backlog produktu
  • Decyzja na temat technologii, jakiej zespół będzie używał
  • Feedback od użytkowników
  • Nowa wiedza na temat zagadnienia

Warto zwrócić uwagę, że rezultatem nie musi być tylko namacalny dokument lub decyzja. Może to być także wymiana wiedzy, zrozumienie problemu lub zwiększenie zaufania pomiędzy uczestnikami spotkania. Po zakończeniu spotkania możesz się spodziewać kilku rezultatów.

Agenda czy plan na spotkanie

Przygotowanie agendy jest wartościowe, jednak trzeba uważać, aby nawiązywała ona do celu spotkania oraz oczekiwanego rezultatu. Niekiedy zdarza się, że zawiera elementy, które stanowią tematy poboczne.

Twoja agenda powinna być planem przejścia od zdefiniowanego celu do rezultatu. Jeśli będziesz o tym pamiętać, unikniesz niepotrzebnych pozycji na liście.

Gdzie umieścić cel spotkania i oczekiwany rezultat

Jako facylitator powinieneś wiedzieć dlaczego odbywa się dane spotkanie. Pamiętaj jednak, że musisz o tym poinformować wszystkich uczestników. Warto zrobić to przed jego rozpoczęciem.

Najprostszym sposobem na przekazanie tych informacji jest umieszczenie ich w treści zaproszenia. Jeśli podczas spotkania chcesz omówić ryzyka dotyczące nowego projektu, może ono wyglądać następująco:

Cel: Omówić zmiany na projekcie X oraz zidentyfikować ryzyka i możliwe akcje 

Oczekiwany rezultat:
- Feedback na temat ostatnich zmian 
- Zaktualizowana lista ryzyk
- Możliwe akcje oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację

Agenda:
1. Przywitanie, przypomnienie celu i oczekiwanego rezultatu (5 minut)
2. Omówienie statusu projektu (5 minut)
3. Przegląd ryzyk i zaktualizowanie możliwych akcji (20 min)

Czy spotkanie jest na pewno potrzebne?

Skupiając się na celu oraz oczekiwanym rezultacie możesz stwierdzić, że spotkanie w ogóle nie jest potrzebne. Możesz go osiągnąć rozpoczynając dyskusję na czacie lub udostępniając dokument do wspólnej edycji.

Taka asynchroniczna praca może być szczególnie przydatna przy pracy zdalnej, pomiędzy wieloma strefami czasowymi. Zamiast szukać na siłę odpowiedniego dla wszystkich terminu, być może łatwiej będzie zrealizować cel spotkania w inny sposób?

Możesz też skorzystać z tej opcji jako wprowadzenie do spotkania. Jeśli chcesz, aby uczestnicy przed spotkaniem przygotowali listę możliwych opcji do dyskusji, udostępnij im wcześniej dokument lub wirtualna tablicę. Podczas spotkania będziecie mogli kontynuować z zebranymi wcześniej danymi.

Kogo zaprosić, aby zrealizować cel spotkania

Bardzo nie lubię określenia ludzi jako zasobów, ale w przypadku spotkań robię niekiedy mały wyjątek. Gdy widzę długie listy zaproszonych na spotkanie bez jasno określonego celu i rezultatu, zastanawiam się ile kosztuje firmę poświęcony przez nich czas. Suma może być całkiem spora.

Zastanów się, czy na pewno obecność wszystkich osób jest wymagana. Zdefiniowany cel spotkania oraz oczekiwany rezultat może zaowocować lepszym doborem osób do zaproszenia.

Co możesz z tym teraz zrobić?

Proponuję mały eksperyment. Otwórz swój kalendarz i sprawdź, czy każde z twoich spotkań w nadchodzących dwóch tygodniach posiada określony cel oraz oczekiwany rezultat.

Czy zostałeś zaproszony na spotkanie, które ma całkowicie pustą treść? Zapytaj o szczegóły osobę, która je wysłała. Możesz podkreślić, że chcesz się do niego przygotować, a takie informacje będą przydatne.

Jeśli sam jesteś facylitatorem spotkania, przemyśl i opisz jego szczegóły. Na pewno pomoże to przygotować się do niego uczestnikom a tobie je poprowadzić.

Wynik takiego działania może być pierwszym krokiem do polepszenia jakości spotkań, w których uczestniczysz, lub jesteś facylitatorem.

Published inAgile

Be First to Comment

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *