Czy w twoim zespole retrospektywa sprintu lub inne decyzyjne spotkanie kończy się czasami wylewaniem żali i stwierdzeniami “nic z tym nie możemy zrobić”? Nie powstają akcje, a niektóre tematy powracają ponownie? Wykorzystaj proste ćwiczenie, dzięki któremu działania nabiorą rozpędu.
Ćwiczenie “Kręgi i zupa” (ang. Circles and the Soup) może być przydatne podczas filtrowania wygenerowanych pomysłów lub akcji. Pozwala uczestnikom skupić się na obszarach, na które mają wpływ. Może także pomóc w odsianiu powtarzających się problemów i zidentyfikować akcje, które wymagają wsparcia z zewnątrz.
Co będzie potrzebne?
Do przeprowadzenia ćwiczenia w sali wystarczy podstawowy zestaw narzędzi: kilka post-itów, markery oraz tablica.
W przypadku wirtualnych tablic, takich jak Miro lub Mural, będzie jeszcze łatwiej. Nawet w trakcie spotkania można szybko stworzyć prostą grafikę, która pomoże w wykonaniu ćwiczenia.
Generowanie pomysłów lub akcji
Na początek należy poprosić uczestników o wygenerowanie pomysłów. Może to być indywidualna praca w ciszy i wypisanie karteczek, praca w grupach lub na przykład metoda 1-2-4-All z Liberating Structures. Gdy tablica się wypełni, warto poszczególne karteczki krótko omówić w celu uniknięcia nieporozumień oraz zgrupować podobne elementy.
Przedstaw kręgi
W kolejnym kroku uczestnicy spotkania będą umieszczać poszczególne karteczki w odpowiednim kręgu wpływu. Najprościej będzie, jeśli autorzy umieszczają swoje pomysły samodzielnie. Zaznacz jednak, że później będzie możliwość ich przesunięcia przez pozostałe osoby.
Zanim uczestnicy umieszczą swoje post-ity, trzeba im wytłumaczyć, co oznaczają poszczególne kręgi.
Krąg wewnętrzny: co kontroluje zespół
Do tego obszaru powinny trafić wszystkie akcje, które zespół może podjąć i wykonać samodzielnie. Mogą one dotyczyć wewnętrznej organizacji, zmiany podejścia lub użycia nowego narzędzia.
Przykładowo, jeśli zespół zapomniał o urlopach podczas planowania ostatniej iteracji, może ustalić, że będzie to sprawdzał na początku spotkania. Natomiast gdy klient zgłosił w ostatnim czasie kilka błędów, można wykonać przegląd i ewentualną aktualizację testów automatycznych.
Podsumowując, są to akcje, które zespół może podjąć natychmiast lub po samodzielnej analizie i zdefiniowaniu możliwego pierwszego kroku. Nie istnieje zewnętrzna blokada, która uniemożliwia start.
Krąg środkowy: na co zespół ma wpływ
W tym obszarze powinny się znaleźć akcje, których zespół nie jest w stanie wykonać samodzielnie. Najczęściej potrzebne jest wsparcie kogoś z zewnątrz: innego zespołu, managera, stakeholdera.
Wyobraźmy sobie, że dwa zespoły programistyczne ściśle ze sobą współpracują. Jeśli jeden z nich tworzy API, z którego korzysta drugi, dobrze wiedzieć wcześniej o wprowadzanych zmianach. Gdy pojawią się przez to problemy, warto ustalić z kolegami jakiś kanał komunikacji. Ta kwestia wymaga wspólnej dyskusji i potwierdzenia.
Innym przykładem może być próba zmiany firmowych procesów, która wymaga akceptacji innych zespołów lub managera.
Wyzwania z tego obszaru często kończą się akcją po stronie zespołu brzmiącą “OK, to ja z nim/nimi porozmawiam.”. Warto pamiętać, że nie musi się tym zajmować Scrum Master lub Product Owner, lecz każdy członek zespołu.
Krąg zewnętrzny: Zupa
Tu trafiają wszystkie pozostałe problemy i akcje. Są to często ograniczenia systemowe, polityki firmowe lub inne, niezależne od zespołu czynniki. Czyli zupa, w której wszystko pływa.
Czasem zespół ma pomysł na zmianę, ale jest ona duża i nie ma pojęcia, kto może w tym pomóc. Podczas dyskusji takie problemy dostają często łatkę “nic z tym nie możemy zrobić”. Nie zawsze jest to prawda, ale na ten moment mogą znaleźć się w najbardziej zewnętrznym kręgu.
Facylitacja dyskusji gdy powraca temat z zupy
Jeśli podczas dyskusji co jakiś czas powraca temat, który znalazł się na najbardziej zewnętrznym kręgu, warto zapytać, czy zespół widzi jakąś możliwość zmiany sytuacji. Jeśli nic takiego nie ma, można uciąć dyskusję.
Jest to pierwsza zaleta tego ćwiczenia. Zespół powinien się skupić na sprawach, na jakie ma wpływ, a nie marnować swój czas na takie, które są poza jego zasięgiem.
W organizacjach istnieją czasem odgórne polityki i zasady, mające określony cel. Nawet, jeśli w jakimś stopniu ograniczają zespół, trzeba się do nich stosować. Jeśli można z nimi jakoś żyć, nie ma co marnować swojego czasu na dyskusje o nich. Lepiej zainwestować go w coś bardziej wartościowego.
Czy jednak możemy coś z tym zrobić?
Podobna sytuacja może mieć miejsce na drugim kręgu, czyli pozostającym pod wpływem osób z zewnątrz. Warto się zastanowić, czy jakiejś akcji nie można przesunąć w strefę kontrolowaną przez zespół.
Przykładowo, jeśli zespół czuje się ograniczony przez manualny system buildów, musi prosić o pomoc, czy po prostu w ramach eksperymentu spróbować zautomatyzować proces we własnym zakresie? Niekiedy prościej zrobić jakiś mały krok po swojej stronie, niż starać się o globalne zmiany.
Od czego zacząć realizację akcji?
Po zweryfikowaniu kręgów dla akcji, najlepiej, jeśli zespół skupi się na tych leżących w samym środku. Skoro może sam je rozwiązać, powinno pójść z nimi najsprawniej. Dodatkowo, warto wykorzystać sposoby na wspomaganie realizacji akcji.
W dalszej kolejności można pomyśleć o pomysłach, które wymagają czyjejś pomocy. Niektóre mogą byc dość szybkie, wystarczy skontaktować się z wybrana osoba lub zespołem i poprosić o zmianę podejścia lub akcję z ich strony.
Ostatni krąg można zostawić na później i pomyśleć, jak przesunąć wybrane akcje do któregoś z wewnętrznych kręgów.
Be First to Comment