Skip to content

Transformacja, czyli jak zmniejszyć opór przed zmianą

Jak mawiał Heraklit z Efezu, “Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”. Gdy jednak rozpoczyna się transformacja organizacji, wiele osób o tym zapomina. Mimo, że zmiana wydaje się być potrzebna, przychodzi niezwykle opornie. Warto zastosować się do rad Johna P. Kottera i przeprowadzić ten proces sprawniej.

John P. Kotter w swojej książce “Jak przeprowadzić transformację firmy” (org. Leading Change) opisuje, jak wprowadzić zmianę w ośmiu krokach. Metoda może być niezwykle pomocna zarówno gdy celem jest usprawnienie wewnątrz zespołu, jak i transformacja organizacji, na przykład przejściu z modelu waterfall na agile lub wprowadzeniu pracy zdalnej.

Poszczególne kroki, jakie przedstawia Kotter w swoim modelu mogą się wydawać oczywiste. Niestety, bardzo często niektóre z nich są pomijane podczas wprowadzania zmian w organizacji. Powoduje to fiasko procesu lub w najlepszym przypadku jego opóźnienie.

Wywołaj poczucie niezwłoczności działań

Czy kiedyś chciałeś zacząć lub przestać coś robić i ciągle to przekładałeś? Muszę zacząć biegać, rzucam palenie, zmieniam pracę, będę jeść zdrowiej. Niestety, na pomyśle szybko się kończyło, co najwyżej motywowałeś się co jakiś czas słowami “od jutra” lub “od przyszłego tygodnia”. Brzmi znajomo?  

Podobny mechanizm występuje w przypadku wielu organizacji. Nawet, jeśli zmiana jest odbierana jako potrzebna (przynajmniej przez niektórych), to jej wprowadzenie może spotkać się z oporem. Część osób stwierdzi, że w sumie to nie trzeba nic zmieniać, skoro tyle czasu wszystko działa. Są ważniejsze rzeczy do zrobienia, przecież nic się nie stanie, gdy zaczniecie od przyszłego tygodnia, miesiąca, kwartału… a może roku?

Zacznij od zebrania informacji, dlaczego tak naprawdę zmiana jest potrzebna. Czy konkurencja wyprzedza cię pod względem stosowanych rozwiązań i niebawem może odebrać klientów? Czy wyniki finansowe wcale nie wyglądają dobrze? A może po prostu procesy obecnie stosowane w firmie powodują, że programiści dostarczają funkcjonalności po dwóch miesiącach zamiast tygodniach?

W pierwszym kroku zbierz więc dane, które otworzą oczy pozostałym. Określ ryzyka braku wprowadzenia zmiany i potencjalne możliwości, które ona otworzy. Zdefiniuj, kiedy chcesz zobaczyć pierwsze efekty. Ludzie muszą zrozumieć, że ta zmiana jest potrzebna teraz, a nie za rok. Wtedy będzie już za późno.

Stwórz zespół kierujący

Niezwykle często zwinna transformacja zaczyna się od dobrego pomysłu, jednak samotnik próbujący zmienić obecne podejście nie pokona oporu przed jej wprowadzeniem. W tym celu będziesz potrzebował wsparcia.

Zbuduj dobrze funkcjonujący zespół, który zajmie się wprowadzeniem zmiany. Nie może to być po prostu grupa losowych osób, powinien on funkcjonować podobnie jak interdyscyplinarny, dobrze zmotywowany do działania zespół scrumowy.

Co ważne, jego członkowie muszą być odpowiednio umocowani w strukturze i mieć wymaganą moc sprawczą, aby osiągnąć zakładane cele.

Przeprowadzając zwinną transformację warto zadać sobie pytanie “Kto jest liderem zmiany?”. Czy jest to jedna osoba czy sprawnie działający zespół? Czy Scrum Masterzy biorą udział w procesie zmiany, czy spędzają cały swój czas na facylitacji wydarzeń scrumowych?

Opracuj wizję i strategię zmian

Gdy pokazałeś potrzebę zmiany i zbudowałeś zespół, który ma się nią zająć, skup się na określeniu wizji a następnie strategii.

Zarówno zespół kierujący zmianą jak i ludzie, którzy mają za nią podążyć, muszą widzieć w tym cel. Pokaż im wizję tego, co chcesz osiągnąć, jak pomoże im to w pracy oraz jakie problemy rozwiąże. 

W kolejnym kroku stwórz wraz ze swoim zespołem strategię, która doprowadzi cię do osiągnięcia tej wizji. Określ konkretne działania, jakie będziecie chcieli wprowadzić, zdefiniuj fazy, kamienie milowe. Niech ten plan będzie możliwy do zweryfikowania, musisz mieć możliwość określenia, czy podążasz w dobrym kierunku. Pamiętaj, że w trakcie wdrażania może się on zmienić w zależności od warunków.

Przekaż wizję i zdobądź poparcie

Jeśli wraz z zespołem stworzyłeś wizję oraz strategię, musisz teraz zarazić nią pozostałe osoby. Nie wystarczy w tym celu zorganizować jedno spotkanie dla całej firmy i dumnie ją obwieścić. Albo wydrukować kilka plakatów, które umieścisz na korytarzu i w kuchni. Efektywna transformacja organizacji wymaga znacznie większych nakładów.

Wizja i strategia powinna być przedstawiona i często przypomina za pośrednictwem najróżniejszych kanałów. Jest to proces ciągły, musisz się upewnić, że informacja dotrze do wszystkich. Powinna zostać odebrana jako coś, do czego macie dążyć, a nie chwilowa moda. Ile razy słyszałeś stwierdzenie “A tak, rok temu też była jakaś transformacja, tylko trochę inna. Nie pierwszy raz, nie ostatni, już kilka takich zmian przeżyłem.”

Poinformuj wszystkich, jakie zachowania będą pomocne w osiągnięciu wizji. Określ, jak możesz je wspierać, aby przeciągnąć na swoją stronę jak najwięcej osób.

Zmobilizuj wszystkich do działania

Sama komunikacja jednak nie wystarczy. Zadbaj  o wspieranie pozytywnych wzorców, które prowadzą do wymaganej zmiany. Musisz zapewnić spójność pomiędzy wizją, strategią oraz postępowaniem osób, które je wspierają. Wykorzystaj w tym celu podejście leading by example.

Pamiętaj, że te działania muszą być realizowane przez wszystkich, począwszy od prezesa, a skończywszy na szeregowych pracownikach. Nic tak nie demotywuje, jak brak spójności w realizacji celów na różnych poziomach hierarchii. Zarząd informuje o potrzebie pilnych oszczędności, tnie budżety szkoleniowe oraz integracyjne, ale jednocześnie organizuje w jakimś ciepłym kraju zebranie, na które leci pierwsza klasą? A może management chce wprowadzić transparencję na poziomie zespołów, ale jednocześnie ukrywa wszystkie swoje działania?

Zacznij od likwidowania przeszkód, które spowalniają lub uniemożliwiają zmianę. Chcesz umożliwić pracę zdalna, ale ludzie maja problemy komunikacje z uwagi na cztery różne komunikatory, które są w użyciu? Chcesz zwiększyć skupienie zespołów na realizacji celów, ale trafia do nich każde pytanie od klienta? Stwórz backlog takich problemów i postaraj się je zniwelować, aby zmiana mogła nabrać rozpędu, a ludzie zmotywowali się do działania.

Sprawdź też swoje obecne procesy oraz strukturę organizacyjną. Czy nie jest ona przeszkodą w tym, aby transformacja nabrała rozpędu? Czy nie ogranicza ona w jakiś sposób przepływu informacji oraz spowalnia realizację strategii?

Osiągaj krótkookresowe sukcesy

Realizacja długoterminowych zadań może być demotywująca. Tyle już zrobiłeś, a końca nie widać. Często nawet start może być trudny, bo od czego masz w ogóle zacząć?

Postaraj się podzielić swój plan na krótkie fazy oraz zadania. Ich efektem powinien być jakiś widoczny sukces, wpływający na poprawę wydajności, rozwiązanie problemu, usprawnienie w pracy.

Zrób listę takich działań i informuj, gdy zostaną osiągnięte. Doceń publicznie osoby, które przyczyniły się do sukcesu, który jest kolejnym krokiem na drodze do pozytywnej zmiany. Powinny być one wzorem do naśladowania przez innych, wykorzystaj wspomniane już wcześniej podejście leading by example.

Nie spoczywaj na laurach

Każda zmiana, mimo zastosowania powyższych kroków, może w pewnym momencie zwolnić. Staraj się ciągle wpływać na polityki i struktury organizacyjne, które mogą to powodować. Identyfikuj problematyczne miejsca i na nich skupiaj swoje zaangażowanie.

Pamiętaj o swojej wizji, utrzymuj zaangażowanie całego zespołu kierującego zmianą i wspieraj wszystkich w osiąganiu kolejnych kroków planu. Być może wymaga on weryfikacji i dopasowania do nowych warunków? A może w trakcie jego realizacji pojawiły się zupełnie nowe pomysły?

Pamiętaj, że cele, które motywują do działania, powinny być odpowiednio ambitne. Nie kończ swojej drogi przedwcześnie tylko dlatego, że osiągnołeś mały sukces. Część ludzi może przez to nie zauważyć pozytywnych aspektów zmiany i spowolnić cały proces. Tyle przygotowań i pracy, a efekty są takie mizerne? Nie opłacało się w ogóle zaczynać.

Kiedyś rozmawiając z rekruterką reklamującą swoją firmę zapytałem, czy jako Scrum Master będę miał możliwość pracy nie tylko z zespołem, ale także organizacją. Usłyszałem odpowiedź, że nie ma takiej potrzeby, gdyż na tym poziomie wszystko już zostało zrobione i teraz trzeba zająć się zespołami. Ciężko mówić w takim przypadku, aby transformacja byla efektywna.

Stwórz nową kulturę

Jeśli dotarłeś ze swoją zmiana do tego miejsca, możesz mówić o sukcesie. Pamiętaj jednak, że to nie koniec, gdyż teraz masz w ręku potężne narzędzie.

W wyniku przejścia przez opisany proces powinieneś osiągnąć nie tylko swój cel, ale także ułatwić zmianę w przyszłości. Start kolejnych inicjatyw i wprowadzenie ich w życie powinien spotkać się z mniejszym oporem, a ich weryfikacja będzie łatwiejsza.

Podkreślaj związek pomiędzy nowymi zachowaniami, jakie wprowadziliście, a sukcesami, jakie zaczęła osiągać firma. Powinni to rozumieć wszyscy, niezależnie od miejsca w hierarchii. Dzięki temu zmiana zostanie wpisana w kulturę organizacyjną i umożliwi ciągły rozwój.

Published inAgile

Be First to Comment

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *