Skip to content

Dlaczego praca zdalna zyskuje na używaniu kamery

Gdy ludzie rozmawiają w rzeczywistym świecie, najczęściej nie odwracają się do siebie tyłem lub nie zakładają na głowę papierowej torby. Jednak gdy pracują zdalnie i uczestniczą w spotkaniu, często mają opór przed włączeniem kamery. Jakie ma to konsekwencje i jak ich przekonać do włączenia wideo?

Mowa ciała to ważna część komunikacji 

Według jednego z założeń Manifestu Programowania Zwinnego “Najbardziej efektywnym i wydajnym sposobem przekazywania informacji zespołowi deweloperskiemu i wewnątrz niego jest rozmowa twarzą w twarz”. Zgadzam się z tym, jednak pod pewnym warunkiem. Dla mnie twarzą w twarz można też rozmawiać zdalnie, wystarczy do tego kamera.

Dlaczego to tak ważne? Nasz każdy komunikat składa się z trzech podstawowych części. Jest to sama wiadomość, ton naszego głosu oraz mowa ciała. Istnieje nawet zasada mówiąca o procentowym udziale tych elementów (7% – 38% – 55%), lecz wynika ona z błędnej interpretacji eksperymentu, który przeprowadził Albert Mehrabian. Nie powinniśmy szczególnie przywiązywać się do podanych liczb.

Gdyby były one prawdziwe, moglibyśmy w większości przypadków dogadać się z obcokrajowcem nie znając jego języka, stosując tylko ton głosu i mowę ciała. Oczywiście to mało prawdopodobne, niemniej otoczka naszego komunikatu jest niezwykle ważna w odbiorze wiadomości. Rozmówca będzie mógł wyłapać nasz żart z tonu głosu lub lepiej odczytać naszą reakcję z mowy ciała.

Jak często dochodzi do nieporozumień przy komunikacji sms lub na czacie? Na pewno wygodniej jest, gdy rozmawiamy ze sobą z wykorzystaniem głosu. Kolejnym poziomem jest rozmowa wideo, podczas której zobaczymy mimikę, mowę ciała i inne niewerbalne komunikaty. Może nie tak idealnie jak to ma miejsce na żywo, ale w dzisiejszych czasach kamery mają dobrą jakość, a monitory dużą rozdzielczość.

Czy to wina Aleksandra Bella?

Oczywiście równie winni są Antonio Meucci, Philipp Reis oraz Elisha Gray, ale to Aleksander Bell opatentował ostatecznie w 1876 roku urządzenie zwane telefonem. Od prawie 150 lat do rozmowy na odległość używamy więc głosu, połączenia wideo stały się znośne w okolicy roku 2010.

Czy nie jesteśmy po prostu przyzwyczajeni do rozmów głosowych i trudno nam zaakceptować tę „nowinkę” technologiczną mimo, że ma tak wiele zalet? Dlaczego używamy oprogramowania i sprzętu z XXI wieku, a korzystamy z niego jak w XIX? Bardzo wspomogły nas w tym firmy, gdzie w wielu przypadkach mamy na stołach zestawy konferencyjne, nie zawierające kamery. 

Jak więc przekonać ludzi do zalet korzystania z kamer podczas rozmowy zdalnej? Prześledźmy najczęściej pojawiające się argumenty przeciwko wideo.

Po co nam ta kamera? Nigdy z niej nie korzystaliśmy i było dobrze.

To właśnie przyzwyczajenie do starej technologii. Mimo wszystko jednak osoby tak odpowiadające nie komunikują się juz za pomocą gołębi pocztowych lub telegramu.

Takie podejście może wynikać z okazyjnej pracy zdalnej. Czym innym jest piątkowe home office, a czym innym ciągła praca zdalna przez dłuższy czas. Z przekazem wideo będzie ona znacznie lepsza.

Gdy ktoś używa argumentu o przyzwyczajeniu, można zacząć od rozmowy i przytoczeniu zalet z początku artykułu. Zazwyczaj jednak powodem jest obawa przed zmianą, połączona z jednym z opisywanych poniżej.

W tym czasie mogę robić coś innego

Do tego nie każdy się przyzna, ale to dość częsty powód. Ludzie podczas zdalnych spotkań mogą przecież robić tyle pożytecznych rzeczy. Sprawdzić komunikatory, odpisać na maile, zjeść lunch lub zobaczyć, co słychać na Facebooku. 

Proponuję zrobić prosty eksperyment – na jednym z najbliższych spotkań nie włączaj swojej kamery. Prawdopodobnie sam zauważysz, jak łatwo ulec wtedy pokusie wielozadaniowości, która jest bardzo złudna. W tym przypadku nie będziemy uczestniczyć efektywnie w spotkaniu, podobnie będzie zapewne z nasz dodatkową pracą.

Podstawowe pytanie, jakie sobie należy zadać, to czy podczas spotkań w sali postępujemy tak samo. Czy korzystamy z laptopa lub telefonu do własnych celów, czy skupiamy się na efektywnym udziale?

Rozwiązaniem tego problemu, zarówno w przypadku spotkań zdalnych jak i w sali konferencyjnej, mogą być ustalenia zespołowe. Nie muszą one zawierać punktu o odkładaniu do pudełka swojego telefonu przed rozpoczęciem spotkania (takie też widziałem!), ale powstrzymanie się przed korzystaniem z niego już tak.

Drugim sposobem na rozwiązanie problemu może być zadbanie o odpowiednią jakość spotkań. Jeśli zjawią się na nim tylko potrzebne osoby, ustalimy jasny cel oraz będziemy odpowiednio facylitować dyskusję, zaangażowanie uczestników wzrośnie. Dzięki temu istnieje większa szansa na włączenie kamery, bo nie będą oni ulegali innym pokusom.

Jestem w piżamie, więc nie włączę kamery

Kwestia stroju, fryzury lub innych tego typu przeciwności pojawia się dość często. Wydaje mi się, że ma to miejsce znacznie częściej w przypadku okazyjnej pracy z domu. 

Rozwiązaniem tego problemu może być po prostu wyjaśnienie, że praca z domu to też praca. Skoro ktoś ubiera się przychodząc do biura, dlaczego nie robi tego pracując z domu? Jeśli możemy mieć jakieś spotkanie on-line, powinniśmy być profesjonalni i zadbać o odpowiedni strój, aby wykorzystać zalety włączonej kamery podczas rozmowy.

W przypadku, gdy praca zdalna trwa dłużej, dochodzi tu inny problem – czy spędzanie wielu dni w piżamie lub dresie dobrze wpłynie na nasze samopoczucie? Jak zachowamy rozgraniczenie pomiędzy pracą a życiem prywatnym? Bardzo dobrym podejściem jest posiadanie standardowej rutyny – mimo korzystania z home office ubierać się w odpowiedni strój, unikać pracy z sypialni, itp.

Mam bałagan w pokoju

Tu problem jest trochę podobny do poprzedniego. Kamera może obnażyć bałagan w pokoju, więc bezpieczniej jej nie włączyć. Tak jak w przypadku stroju powinniśmy jednak zadbać o swój profesjonalizm podczas pracy.

Możemy to zrobić dość łatwo, wystarczy odpowiednio ustawić biurko – niech za naszymi plecami znajduje się ściana, a nie niepościelone łóżko lub bałagan na półkach.

Pomocne mogą się okazać także komunikatory. Przykładowo MS Teams możemy włączyć automatyczne rozmazanie obrazu za nami, Zoom posiada funkcję wirtualnego tła. Oba programy nie potrzebują do tego green screena / blue boxa, w drugim przypadku możemy jednak go wykorzystać dla lepszego efektu. Istnieje możliwość zakupienia nawet małego, zakładanego na nasze krzesło.

Gdy pracuję z domu, ktoś może wejść przed kamerę

To całkiem częsta przeszkoda. W naszym domowym biurze mogą się znajdować oprócz nas inne osoby, na przykład biegające dzieci. Szczególnie, gdy mieszkanie jest małe. Oczywiście możemy sobie z tym poradzić jak na słynnym już wywiadzie dla BBC z 2017 roku, jednak czy inna osoba wchodząca w kadr to aż tak duży problem?

Podczas mojej pracy zdalnej zdarza się, że gdy moja córka też przebywa w domu, zaciekawiona zajrzy przez ramię co tata robi przy komputerze. Gdy kiedyś przytuliła się do mnie, usłyszałem od uczestnika spotkania “no daj jej buziaka”. Po tej sytuacji zobaczyłem kilka szczerych uśmiechów i kontynuowaliśmy dalej rozmowę.

Jak więc najprościej rozwiązać ten problem? Po pierwsze pokaż innym, że takie sytuacje się zdarzają i nie są niczym nadzwyczajnym. Wpływają nawet pozytywnie na spotkanie, ocieplając atmosferę.

Pomocne może też być ustalenie zasad zespołowych co do godzin spotkań. Jeśli wiadomo, że czyjeś dzieci wracają o 14:00 z przedszkola i zamieniają mieszkanie w plac zabaw, może uda się organizować spotkania przed tą godziną?

Jeśli to możliwe, warto też znaleźć bardziej spokojne miejsce w domu i poinformować naszych domowników o godzinach naszych spotkań. Wystarczy kilka kliknięć, aby udostępnić swój wirtualny kalendarz.

Jak pokazać innym, że praca zdalna z kamerą jest lepsza?

Przede wszystkim sam zacznij jej używać, czyli stosuj zasadę lead by example. Gdy inni będą widzieli twoją twarz oraz jakie to ma zalety, mogą być bardziej skłonni do tego samego. 

Pamiętaj, aby wykorzystywać wideo do pokazania swoich emocji, zachowuj się naturalnie. Oprócz powiedzenia “cześć” na początku lub końcu rozmowy pomachaj ręką. Gdy ktoś powie coś, z czym się zgadzasz, odezwanie się może spowodować zamieszanie przy większej liczbie uczestników. Dobrą opcją może być jednak uśmiech i podniesienie kciuków w górę.

Pamiętaj, że niektórzy będą potrzebowali więcej czasu na przekonanie się do włączenia kamery. Ale mam nadzieję, że jeśli przytoczyć im opisane w artykule argumenty, w końcu się zdecydują, a wasze spotkania bardzo na tym zyskają.

Opublikowano wAgile

Dodaj komentarz

avatar
  Subskrybuj  
Powiadom o