Nawet jeśli nie jesteś managerem, zapewne zdarzyło ci się delegować zadania. Mogło to być polecenie służbowe, lub po prostu przekazanie swoich obowiązków, gdy musiałeś zająć się czymś innym lub szedłeś na urlop. Czy po wykonaniu zadania przez inną osobę, byłeś zadowolony z efektu? Czy przed przekazaniem zadbałeś o to, żeby zostało wykonane zgodnie z twoim oczekiwaniem?
Jeśli masz coś zrobić, zrób to sam!
Czy pamiętasz Zorga z filmu Piąty Element? W jego mniemaniu otaczał się on niekompetentnymi podwładnymi, którzy nie potrafili wykonać jego poleceń. Przez to wiele razy był niezwykle zawiedziony z efektów ich pracy. Ostatecznie postanowił wziąć sprawy w swoje ręce, wypowiadając słynną kwestię “jeśli masz coś zrobić, zrób to sam”.
Zapewne przypominasz sobie, jak skończył Zorg, a jeśli nie, to nie będę spoilerował (o ile to możliwe w przypadku filmu z 1997 roku). Była to jednak wina niekompetencji jego podwładnych, czy może on sam mógłby lepiej delegować zadania?
Czy w twoim przypadku, gdy przekazywałeś innej osobie swoje zadnie, też skończyłeś z uczuciem zawodu? Czy nie powodowało ono, że zastanawiałeś się, czy twoja decyzja była właściwa? Prowadzi to często do błędnego przekonania, że najlepiej robić wszystko samemu.
Kto może delegować zadania?
Na początek warto zwrócić uwagę, że robi to nie tylko manager. Równie dobrze programista może przekazać część swojego zadania koledze z zespołu, aby wspólnymi siłami szybciej je ukończyć. W przypadku planowanej nieobecności może to być potrzebne, aby nie czekało do momentu powrotu.
Dlaczego delegowanie zadań jest przydatne?
Największą zaletą jest oczywiście zaoszczędzony czas. Ktoś inny może zrobić za nas wybrane zadanie, więc będziemy mogli się zająć czymś istotniejszym z naszego punktu widzenia. Często jednak managerowie starają się robić wszystko sami, co skutkuje zbyt dużą liczbą zadań na liście i opóźnieniem w ich wykonaniu.
Regularne delegowanie zadań wpływa także na wymianę wiedzy. Dzięki temu w przyszłości inne osoby będą mogły się zająć nimi znacznie sprawniej. Unikamy zatem silosów wiedzy, budując cross-funkcjonalne zespoły.
Dlaczego więc nie lubimy delegować zadań?
Powodów jest kilka. Przede wszystkim wychodzimy z założenia, że my najlepiej je wykonamy. W przypadku specjalistycznych zadań może to być nawet prawda, jednak tu wracamy do problemu współdzielenia wiedzy. Jesteśmy przekonani, że inna osoba wykona powierzone zadanie niezbyt dokładnie, więc będziemy musieli po niej poprawiać.
Innym problemem jest to, że dokładne wytłumaczenie, na czym polega zadanie, wymaga odpowiedniego czasu. Dość często nie doceniamy tego, że w przypadku tych powtarzalnych nasza inwestycja zwróci się z nawiązką w przyszłości.
Często nie chcemy też delegować zadań, bo i tak zajmują nam niewiele czasu. Pierwszym błędem może tu być ponownie brak myślenia o powtarzalności. Gdy jakieś zadania realizujemy co jakiś czas, suma może być całkiem spora. Dodatkowo w przypadku lidera, możemy w tym czasie poświęcić go na znacznie ważniejsze zdania. Czy jako Scrum Master trzeba zawsze facylitować spotkania, czy może w tym czasie zająć się konfliktem w zespole lub wspomaganiem organizacji?
Jak więc zadbać o to, aby po zobaczeniu efektu końcowego nie być zawiedzionym?
Czy jesteś świadomy ryzyka oddelegowania zadania?
To ważna początkowa kwestia, czyli zadanie sobie pytania, czy na pewno w tym przypadku warto przekazać zadanie komuś innemu. Oczywiście nie mam tu na myśli przytoczonych w poprzednich akapitach wymówek. Kwestię warto jednak przemyśleć w przypadku, gdy zbliża się termin wykonania. Czy osoba przejmująca zadanie jest w ogóle w stanie je ukończyć?
Czy przejmujący zadanie ma odpowiednie umiejętności?
Powinna to być jedna z pierwszych rzeczy, jakie musisz potwierdzić. Być może powinieneś coś dokładnie wytłumaczyć? A może potrzebne jest wcześniejsze szkolenie lub lepiej wybrać kogoś innego? Czasem wymaga to zainwestowania dłuższego czasu i upewnienia się, że dana osoba dobrze rozumie istotę problemu.
Niekiedy warto także przemyśleć, czy zadanie powinno być oddelegowane wybranej osobie, czy zespołowi. Może tego wymagać duży zakres wymaganych umiejętności, które posiadasz.
Czy osoba, do której delegujesz zdania, ma odpowiednie narzędzia do jego wykonania?
Może to dotyczyć zarówno sprzętu, jak i oprogramowania. Czy delegowane zadanie nie wymaga dostępu do określonego systemu, lub posiadania licencji na aplikację? Czy dana osoba posiada odpowiednie urządzenie lub może go dostać? Po twoim długim szkoleniu może się bowiem okazać, że osoba mająca przejąc zadanie będzie musiała czekać tydzień na uzyskanie dostępu do wymaganej części systemu, co przekracza termin jego wykonania.
Jak ma wyglądać efekt pracy?
Tu należy niezwykle dokładnie omówić wszystkie szczegóły związane z zadaniem. Pozwól na zadawanie pytań, nawet jeśli odpowiedzi wydają się być oczywiste. Pamiętaj, że to ty jesteś ekspertem w danej dziedzinie i osoba przejmująca zadanie może potrzebować dodatkowych informacji. Powinieneś unikać jakichkolwiek niedomówień lub domysłów.
Ustalcie dokładnie, co ma być efektem pracy. Jeśli ma to być raport, to jaki poziom szczegółowości jest wymagany. W przypadku zbierania danych ustal format, w jakim mają być przekazane. Czy potrzebny jest zwykły arkusz kalkulacyjny, czy opracowanie z wykresami?
Twój kolega ma dla ciebie napisać część kodu programu? Jakie są założenia architektury i jak będzie wyglądała integracja pomiędzy waszymi częściami? Czy takich metod się spodziewasz? A może oczekujesz konkretnych wywołań w API?
Najlepiej, jeśli zarówno ty, jak i osoba przejmująca zadanie podsumuje wspólne ustalenia swoimi słowami. Pytania w stylu “czy rozumiesz, o co mi chodzi?” niewiele dają, nie możesz być pewny tego, co myśli twój rozmówca.
Nie warto też pomijać rozmowy i bazować na spisanych wymaganiach. Jak powiedział Jeff Patton “wspólne dokumenty to nie wspólne zrozumienie”. Temat ten opisywałem kiedyś w artykule Warto rozmawiać, czyli dlaczego nie wystarczy spisywać wymagań.
Czy osoba, do której delegujesz zadanie wie, kiedy zadanie ma być gotowe?
Czy zdarzyło ci się poprosić o wykonanie zadania, a gdy przyszedłeś po wynik, usłyszałeś “a to miało być na dziś?”. Zawsze powinieneś jasno określić, kiedy oczekujesz efektu końcowego. Pamiętaj, że dzięki temu dana osoba będzie mogła w razie potrzeby przeorganizować priorytety. Dodatkowo możesz się dowiedzieć, czy zadanie w ogóle jest możliwe do wykonania. Przejmujący zadanie może mieć inne pilne sprawy i wykonanie twojego na kolejny dzień będzie niemożliwe. Ale być może ty potrzebujesz tego dopiero za tydzień?
Jak mają wyglądać postępy i jak o nich informować?
Termin wykonania to jedno, ale w przypadku większych zadań możesz oczekiwać co jakiś czas informacji o postępach. Przekazanie skomplikowanego zadania i sprawdzenie efektów za 6 miesięcy może być rozczarowujące. Warto w takim przypadku pracować iteracyjnie, ustalić kamienie milowe i co jakiś czas sprawdzać, czy wszystko idzie we właściwym kierunku.
Obie strony powinny mieć świadomość, że tak ma wyglądać proces. Przejmujący zadanie może się zdziwić, jeśli poprosisz o dotychczasowy efekt po tygodniu, gdy umówiliście się na zakończenie za miesiąc. Czy może oczekujesz, że sam będzie przesyłał ci mailem poszczególne części na koniec każdego tygodnia?
Kto może pomóc w przypadku problemów?
Na koniec warto ustalić do kogo osoba, której delegujesz zadanie, może się zgłosić w przypadku problemów lub niejasności. W przypadku, gdy odbiorcą efektu pracy jest ktoś inny, możesz poinformować wykonawcę, kto może odpowiedzieć na pytania. Unikniesz pośredniczenia i związanych z tym problemów oraz zaoszczędzisz czas.
Należy o to szczególnie zadbać, gdy nie będziesz dostępny, bo na przykład udajesz się na urlop. W takim wypadku osoba przejmująca zadanie może stracić dużo czasu lub nawet nie być w stanie wykonać zadania, gdy pojawią się problemy. Jeśli znasz kogoś, kto mógłby pomóc, przekaż jej dane kontaktowe.
Czy więc warto delegować zadania?
Lista rzeczy do potwierdzenia nie jest krótka. Pamiętaj jednak, że jeśli zrobisz to sprawnie, to po jakimś czasie zadanie będzie mogło być wykonywane lepiej przez kogoś innego. A ty w tym czasie będziesz mógł się zająć sprawami znacznie istotniejszym z twojego punktu widzenia.
Nie bądź jak Zorg.
Be First to Comment