Czy w twojej firmie zdarzają się mało wydajne spotkania? Organizowane na szybko, poruszane są na nich najróżniejsze tematy i nie kończą się niczym konkretnym? Jeśli facylitacja nie będzie na odpowiednim poziomie, ciężko będzie coś z tym zrobić. Jednym ze sposobów na ten problem jest zastosowanie metody POWER.
Na czym polega facylitacja z metodą POWER
Metoda POWER pomoże ci łatwo zapamiętać na co zwrócić uwagę, aby zaplanować i przeprowadzić wydajne spotkanie. Zasada ta ma zastosowanie zarówno gdy organizujesz je zdalne jak i w sali konferencyjnej.
Nazwa stanowi akronim od kolejnych angielskich słów:
- Purpose – Cel
- Outcome – Rezultat
- What’s in it for me? – Co z tego mam?
- Engage – Zaangażowanie
- Roles and Responsibilities – Role i Odpowiedzialności
Określ cel spotkania
Jeszcze zanim rozpocznie się spotkanie, powinieneś dokładnie określić jego cel. Dzięki temu łatwiej będzie trzymać się tematu i zapewnić skupienie uczestników. Pomoże to też ustalić listę osób, które powinieneś zaprosić.
Zdefiniuj oczekiwany rezultat
Kolejnym krokiem jest określenie, czego oczekujesz na zakończenie spotkania. Czy jest to podjęta decyzja na określony temat, zaktualizowany backlog produktu, a może lista elementów długu technicznego, który zespół chce spłacić w pierwszej kolejności?
Im dokładniej określisz rezultat, tym efektywniejsze będzie spotkanie. Powinieneś go przesłać uczestnikom w zaproszeniu, aby od początku mieli świadomość, do czego będziecie dążyć.
Dopiero gdy dokładnie określisz cel i oczekiwany rezultat spotkania, powinieneś skupić się na pozostałych elementach modelu POWER.
Co będę miał z tego spotkania
Ludzie nie chcą chodzić na spotkania, które ich nie dotyczą. To po prostu marnowanie czasu, więc albo w ogóle się nie pojawią, albo przyjdą i będą zdenerwowani, że ich zaprosiłeś.
Jako facylitator zastanów się z perspektywy każdego uczestnika, czy jego obecność jest wymagana, opcjonalna lub zbędna. Pomyśl, co poszczególne osoby chcą osiągnąć i co jest ważne z ich punktu widzenia.
Dobrym wyznacznikiem może być określenie tego w trzech aspektach:
- Czy mogę dodać coś wartościowego do spotkania?
- Czy mogę coś wynieść z tego spotkania?
- Czy będę miał z niego trochę zabawy?
Jeśli we wszystkich trzech przypadkach odpowiedź brzmi “nie”, powinieneś zrezygnować z własnego uczestnictwa lub zapraszania danej osoby.
Zadbaj o zaangażowanie uczestników
Jako facylitator, przed spotkaniem powinieneś przygotować sobie plan na jego przeprowadzenie. Zastanów się, jakie aktywności będzie najlepiej zastosować, biorąc pod uwagę cel oraz uczestników.
Spotkanie powinno być efektywne, ale też przyjemne dla uczestników. Pomyśl co zrobić, aby w trakcie nie pojawiło się znudzenie. Możesz w tym celu wykorzystać aktywności Liberating Structures.
Dobrym pomysłem jest wizualizowanie omawianych rzeczy. W sali można do tego celu wykorzystać tablicę oraz kolorowe karteczki. Facylitacja zdalnego spotkania wymaga do tego celu wirtualnego odpowiednika, takiego jak Miro lub Mural. W tym przypadku warto także poprosić uczestników o włączenie kamery.
Pamiętaj, aby od początku zadbać o bezpieczeństwo psychologiczne uczestników. Stworzy to atmosferę umożliwiającą każdemu swobodę wypowiedzi.
Jeśli dyskusja skręca na poboczne tematy, przypominaj o celu oraz oczekiwanym rezultacie spotkania. Gdy grupa jest cicha, zadawaj otwarte pytania, które pobudzą ich do dyskusji.
Określ role oraz odpowiedzialności
Jeśli zamierzasz wysłać zaproszenie na spotkanie, zastanów się, kto będzie je facylitował. Będziesz to ty, czy chcesz kogoś poprosić o wsparcie?
Zdecyduj także, kto będzie robił notatki Jeśli facylitacja spotkania będzie na twoich barkach, możesz delegować tę funkcję.
Następnie jeszcze raz zweryfikuj listę uczestników. Czy potrzebujesz jakiś konkretnych ekspertów? Zastanów się dokładnie, czy osoby na twojej liście są potrzebne, aby osiągnąć cel oraz rezultat spotkania.
Gdy spotkanie się zacznie, facylitator powinien wyraźnie przedstawić, kto będzie pełnił jaką rolę. Jeśli w grupie są obserwatorzy, którzy nie będą brali aktywnego udziału, dobrze to zaznaczyć. Pozostałe osoby mogą być zdziwione, jeśli nie dowiedzą się o tym na początku.
Prezentację osób możesz potraktować jako swego rodzaju icebreaker. Wystarczy w tym celu przedstawić się i określić swoją rolę, a następnie poprosić kolejną osobę o kontynuowanie.
Be First to Comment