Na czym polega transparencja

Transparencja, lub bardziej po polsku Przejrzystość, określa w jakim stopniu dzielimy się informacjami związanymi z funkcjonowaniem naszego zespołu lub firmy. Jest jednym z filarów Scruma, ale jest to ważne zagadnienie także dla tych, którzy z niego nie korzystają. W jakie pułapki można wpaść, gdy transparencja jest zbyt duża, lub zbyt mała?

Czym jest transparencja

Scrum Guide określa Przejrzystość jako coś, co umożliwia widoczność procesu oraz pracy dla osób, które ją wykonują, oraz dla tych, dla których jest ona wykonywana. Niedostateczna transparencja może prowadzić do błędnych decyzji, zmniejszonej wartości lub zwiększonego ryzyka. 

Problemy z przejrzystością nie dotyczą jednak tylko organizacji, które stosują Scruma. Każdy zespół i firma, która ogranicza dostęp do podstawowych informacji, może napytać sobie problemów. Tylko gdzie leży granica transparencji?

Określ poziom swojej transparencji

Poziom przejrzystości może być rozumiany bardzo różnie w zależności od organizacji. Przykładowo, naturalną zasadą powinna być transparencja zadań, jakie realizuje dany zespół. Wewnętrznie pozwoli to na organizację bieżącej pracy oraz planowanie przyszłości. Gdy ktoś w zespole zaczyna ukrywać swoją pracę, może to spowodować, że ktoś inny będzie niepotrzebnie również zajmował się danym zagadnieniem.

Transparencja nie powinna się jednak kończyć na zespole. Jeśli pracuje on w Scrumie, podczas Sprint Review dzieli się wynikami iteracji z zaproszonymi osobami. Tutaj niekiedy pojawia się problem – kto może być zaproszony na spotkanie. Teoretycznie może to być każdy w organizacji, ale pojawiają się tu niekiedy ograniczenia. Czy osoby z działu marketingu przychodzą na twoje Sprint Review, czy ograniczasz to, bo zbyt szybko chwaliły się nowymi funkcjonalnościami przed klientami? A może na Przegląd Sprintu przychodzą sami klienci?

Sprawy komplikują się jeszcze bardziej, gdy transparencja ma dotyczyć innych sfer życia organizacji. Czy Product Owner informuje zespół o długofalowych planach, jakie ma względem produktu? Czy management podejmując decyzje, konsultuje je z pracownikami, czy ogłasza finalne wersje?

Nie zamierzam tu przekonywać do bycia całkowicie transparentnym w każdym możliwym przypadku. Warto jednak zastanowić się, jaki poziom przejrzystości będzie najlepszym rozwiązaniem w twoim przypadku.

Przejrzystość wewnętrzna a zewnętrzna

Warto pamiętać, że transparencja nie kończy się wewnątrz organizacji. Ten poziom może być jednak interpretowany w bardzo różny sposób.

W jednych organizacjach przejrzystość kończy się na liście produktów i usług, jakie zapewniają. Często nawet ceny za te usługi nie są publicznie dostępne i wymagają wcześniejszego kontaktu.

Innym przykładem różnego podejścia do transparencji może być sposób, w jaki dana organizacja tłumaczy się z problemów. Jeśli dostarcza jakąś usługę, może się zdarzyć, że w wyniku błędu po swojej stronie przestanie ona działać. Jaki komunikat zostanie udostępniony klientowi? Czy tylko “Przepraszamy za niedogodności, staramy się rozwiązać problem najszybciej jak to tylko możliwe”? A może “Ustaliliśmy, że wprowadzona w ostatniej aktualizacji funkcjonalność raportowania nie działa wydajnie. Obecnie staramy się ją wycofać, aby przywrócić stabilność systemu. Powinno to nastąpić w przeciągu dwóch godzin, będziemy informować na bieżąco o kolejnych krokach”. W pierwszym przypadku pojawia się obawa przed zbyt dużym odsłonięciem się, w drugim firma stawia na pełną jawność swoich działań.

Transparencja zewnętrzna może dotyczyć także własnych procesów, jak wygląda kultura organizacyjna, podejście do pracy lub rekrutacja. Istnieją organizacje, które nie ujawniają ich w pełni nawet wewnętrznie. Inne, jak na przykład GitHub, tworzy wspólnie swój przewodnik pracy zdalnej i udostępnia go publicznie.

Zbyt szybka transparencja na zewnątrz

Problemy z poziomem transparencji mogą napotkać także organizacje bardzo otwarte. Nie chodzi mi o przypadkowe przekazanie jakiejś poufnej informacji, ale o pominięcie pewnego poziomu.

Jeśli organizacja upublicznia wiele informacji, może zaskoczyć swoich własnych pracowników. W przypadku, gdy dowiedzą się oni z mediów społecznościowych o podjętej przez wąskie grono decyzji mogą poczuć, że ich głos jest ignorowany. Warto najpierw skorzystać z transparencji wewnątrz organizacji i upewnić się, że nasze działania są odpowiednie.

Przejrzystość a łatwość dostępu do informacji

Transparencja określa nie tylko co chcesz udostępnić, ale także jak łatwo te informacje będą dostępne. Przykładowo, w twojej organizacji informacje na temat wysokości pensji poszczególnych pracowników mogą być dostępne dla każdego. Może to jednak być zrealizowane w różny sposób.  

Jedną opcją jest ogólnodostępny system, gdzie wystarczy znaleźć wybraną osobę. Z drugiej strony można to realizować za pośrednictwem maila do działu HR, który za każdym razem osobiście odpowiada, co trwa około dwóch tygodni.

Innym przykładem może być dostęp do backlogów produktów. Najczęściej jest to ogólnodostępny w firmie system, na przykład Jira. Zdarza się jednak, że nie każdy automatycznie otrzymuje konto, a część przyszłościowych pomysłów umieszczona jest przez Product Ownera w dokumencie na dysku sieciowym.

W obu przypadkach w końcu dostaniesz informację, której potrzebujesz. Włożony w to wysiłek będzie jednak diametralnie różny.

Transparencja a praca zdalna

Dostęp do informacji jest szczególnie ważny w przypadku pracy zdalnej. Pamiętaj, że jeśli coś jest przejrzyste dla osób pracujących w biurze, nie musi być takie dla osób zdalnych. Jeśli twoja organizacja pracuje hybrydowo, czyli umożliwia oba tryby, musisz zapewnić transparencję dla wszystkich.

Gdy pracujesz w Scrumie, do wymiany informacji na temat postępów prac może wystarczyć normalna rozmowa pomiędzy poszczególnymi osobami oraz Daily. Jeśli jednak zespół jest rozproszony po całym świecie, warto zadbać o jakieś elektroniczne narzędzia, dzięki którym każdy może w dowolnym momencie zorientować się w sytuacji.

Innym przykładem będzie sytuacja, gdy część zespołu podejmuje jakąś decyzję lub uzyskuje informację. Powinna wtedy przekazać szczegóły reszcie. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy zdalnej, gdyż nie wystarczy poczekać na przyjście do biurek pozostałych osób i porozmawiać. Być może warto wysłać maila, skorzystać z chata, napisać notatkę w Confluence lub wykorzystać kombinację tych metod.

Transparencja i zrozumiały język

Nawet jeśli zdefiniujesz idealny dla siebie poziom transparencji i zadbasz o jego realizację, niewiele to da bez zrozumiałego dla wszystkich języka. Możesz udostępniać swoim pracownikom wszelkie szczegóły dotyczące finansów organizacji, ale jeśli użyjesz w tym celu skomplikowanego języka księgowego, niewiele z tego zrozumieją.

Podobny problem możesz napotkać w przypadku dzielnia się ze stakeholderami wynikami prac zespołu w danej iteracji. Jeśli podczas Sprint Review użyjesz zbyt technicznego języka, przychodzące tam osoby mogą nie zrozumieć prezentacji i będą obawiać się dyskusji.

Pamiętaj więc, żeby stosować zrozumiałe dla wszystkich słownictwo. Jeśli jest ono skomplikowane, musisz zadbać o jego wyjaśnienie.