Dlaczego praca zdalna nadal przeraża wiele firm

Pandemia koronawirusa, która wybuchła w 2020 roku, zmieniła podejście wielu firm do pracy zdalnej. Do tych, które już wcześniej wspierały ten tryb, dołączyły organizacje chcące uniknąć przerwy w działaniu, destabilizacji oraz innych problemów. Dla wielu z nich praca zdalna nadal nie jest jednak akceptowalną formą i potraktowały ją jako chwilową konieczność. Czego tak naprawdę się obawiają?

Dlaczego pracownicy chcą pracować zdalnie

Praca zdalna, zarówno częściowa jak i pełna, daje zatrudnionym wiele benefitów. Jak mówi raport przeprowadzony przez Gitlab, głównymi zaletami są elastyczne godziny pracy, brak dojazdów, oszczędność kosztów, możliwość lepszego zadbania o rodzinę lub zwierzęta domowe. To tylko początek całkiem długiej listy zalet. 

Oczywiście życie nie jest usłane różami i praca zdalna wiąże się też z wieloma wyzwaniami. W domu niekiedy trudniej się skupić, mogą się pojawić problemy komunikacyjne lub związane z izolacją i motywacją.

Praca zdalna jako zaleta dla organizacji

Praca zdalna może także mieć wiele zalet z punktu widzenia firmy. Możliwość zatrudniania specjalistów spoza lokalnego rynku lub ciągłość działania w przypadku czynników losowych, takich jak pandemia COVID-19 lub zwykła przerwa w dostawie prądu to tylko początek. Oczywiście pojawią się także różne wyzwania, jakie trzeba będzie przezwyciężyć.

Biorąc pod uwagę listę zalet, warto skorzystać z pracy zdalnej przynajmniej częściowo. Skąd zatem bierze się niechęć wielu firm do takiego trybu? Wynika to z wielu różnych powodów, jednak głównym jest obawa przed zmianą. Praca zdalna wymaga innego podejścia, diametralnie innego od klasycznego.

Jak kontrolować pracowników gdy pracują zdalnie?

Praca zdalna stwarza w głowach klasycznych managerów podstawowy problem – jak będą mieć na oku swoich podwładnych? W biurze wystarczy wejść do pokoju i od razu widać co kto robi, można szybko zapytać o postępy i mieć pełną kontrolę.

Należy sobie jednak zadać pytanie –  po co jest manager? Czy jego zadaniem jest sprawdzanie co robią jego podwładni, czy wspieranie ich w wykonywaniu obowiązków i osiągnięciu wspólnego celu? Oczywiście znajdą się zwolennicy podejścia command and control, jednak to kiepskie rozwiązanie. Jeśli głównym zadaniem managera jest kontrola pracownika to nie wróżę mu świetlanej przyszłości. 

To zadanie może za niego wykonywać bez problemu i niższym kosztem odpowiednie oprogramowanie lub sprzęt. Oczywiście jestem ostatnim, kto chciałby monitoringu pracowników. Chce po prostu podkreślić, że płacenie managerowi za to, aby kontrolował swoich podwładnych jest wyrzucaniem pieniędzy w błoto. Można dla niego znaleźć znacznie lepsze zajęcie.

Nie kontroluj, tylko wspomagaj!

Rozwiązanie tego problemu jest więc proste, bo tego problemu nie powinno być. Pracownicy znacznie lepiej poradzą sobie mając odpowiednią autonomię. Nieważne czy to biuro, czy praca zdalna, manager nie musi cały czas widzieć, co robią jego podwładni. Powinien się natomiast skupić na stworzeniu dla pracownika warunków, w których może on bez przeszkód wykonywać swoje obowiązki.

Praca zdalna i wydajność

Spadek wydajności pracowników jest równie częstą obawą wielu firm w przypadku pracy zdalnej. Wynika on z poprzedniego, czyli zmniejszonej kontroli. W końcu, skoro manager nie rzuca od czasu do czasu swoim srogim okiem na podwładnych, na pewno zamiast pracować, grają w gry lub oglądają Netflixa.   

Nigdy nie rozumiałem, dlaczego pojawia się przypuszczenie, że pracownik zdalny nie będzie wykonywał odpowiednio swoich obowiązków. Może to wynikać z tego, że firma rekrutuje nieodpowiednie osoby lub sam manager ma problemy z wydajnością. Może mu się wtedy wydawać, że inni będą działać podobnie do niego.

Czy biuro gwarantuje wysoką wydajność?

Warto zadać sobie pytanie, czy biuro ma tu przewagę nad zdalną lokalizacją. W końcu jeśli ktoś lubi marnować swój czas na inne rzeczy, to może to robić niezależnie od miejsca. Być może w biurze jest to trochę trudniejsze, bo bardziej widoczne, ale na wszystko znajdzie się sposób.

Kolejnym ciekawym aspektem jest wyposażenie biura. Wiele firm tworzy przestrzenie, które mają  być przyjazne dla pracowników, zapewniać mu komfortowe warunki i możliwość odpoczynku. Duża kuchnia, miejsce na wspólny lunch, pokój relaksacyjny, stół do bilarda, piłkarzyków lub konsola są częstym widokiem w biurze. Pracownikowi przypomina się o integracji, wspólnym lunchu lub grze.

Z drugiej strony, gdy tematem jest praca zdalna, pojawia się podejrzenie, że dana osoba będzie marnować swój czas, zamiast pracować. Według mnie to stosowanie podwójnych standardów.

W praktyce pracownik zdalny często wykonuje więcej obowiązków i pracuje dłużej. W przypadku home office może pojawić się problem z rozgraniczeniem życia prywatnego od zawodowego.

Nie dowiesz się, jeśli nie sprawdzisz

Warto, zamiast wydawać niepotwierdzone osądy, przeprowadzić eksperyment i sprawdzić to empirycznie. Wprowadź właściwe metryki i zmierz jak wygląda wydajność pracy z biura, a jak, gdy dozwolona jest praca zdalna.

Oczywiście pamiętaj, że w czasie transformacji najprawdopodobniej nastąpi pewien spadek. Jednak jeśli zapewnisz odpowiednie narzędzia, to zespół rozproszony powinien działać przynajmniej tak samo lub nawet sprawniej. Dzięki takiemu trybowi pracy pojawią się natomiast dodatkowe możliwości.

Przywiązanie do klasycznej formy pracy

Zazwyczaj powyższe problemy wynikają z prostej przyczyny – jesteśmy przyzwyczajeni do klasycznego modelu pracy od wielu lat. Praca zdalna zdobywa swoją popularność od kilkunastu lat, podczas gdy zmiana od 8:00 do 16:00 w budynku firmy króluje znacznie dłużej.

Czy powinno to jednak powodować, że nowy model pracy jest gorszy? Warto się zastanowić, co liczy się z punktu widzenia firmy. To, że pracownik spędza 8 godzin w budynku, czy to, że wykona swoje zadania?

Kogo interesuje, że pracował 3 godziny z rana, wyszedł załatwić sprawy na mieście i dokończył swoje zadania wieczorem? Jeśli zespół rozproszony w ten sposób działa sprawnie, to czemu nie może robić tego w sposób dla siebie najwygodniejszy?

Praca to nie miejsce

Jak mawia Jurgen Appelo “Praca to nie miejsce, do którego chodzimy, tylko coś, co mamy do zrobienia”. Model klasyczny, stosowany od lat w fabryce jest przestarzały dla większości firm, w których obecność pracownika w siedzibie nie jest konieczna.

Postępująca globalizacja pokazuje jeszcze jeden paradoks. Skoro dostawcy, klienci lub użytkownicy mogą znajdować się na całym świecie, to dlaczego pracownicy muszą być w jednym budynku? 

Zdarza się, że ta sytuacja jest jeszcze dziwniejsza i Product Owner lub Product Manager znajduje się w innym kraju. Jednak zespół deweloperski musi pracować w konkretnym biurze. Jaki ma to sens?

Natychmiastowa dostępność pracownika

Ten problem wielu firm wynika z opisanej wcześniej potrzeby kontroli oraz przewidywanej  zmniejszonej wydajności. Jeśli ktoś pisze do drugiej osoby, to oczekuje, że otrzyma natychmiastową odpowiedź. Szczególnie, gdy robi to przełożony. 

Gdy sytuacja dzieje się w biurze, to po podejściu do biurka i zadaniu pytania można otrzymać natychmiastową odpowiedź. 

Praca asynchroniczna i skupienie

Czy powyższy problem nie jest jednak znacznie poważniejszy? Jeśli ktoś co chwilę podchodzi do ciebie i odrywa od pracy pytaniami, nie będziesz w stanie wykonywać wydajnie swoich zadań.

Czy nie masz możliwości powiedzenia “teraz muszę się skupić, przyjdę do ciebie za godzinę”? A co, jeśli jesteś na spotkaniu lub lunchu? Trzeba będzie poczekać.

Podobnie jest w przypadku pracy zdalnej, nie musisz odpisywać natychmiast. Może właśnie reagujesz na poważny błąd na produkcji, który ma znacznie wyższy priorytet?

Ma to szczególne znaczenie w przypadku zespołów rozproszonych po całym świecie. Skoro Product Owner z USA pisze do zespołu w Polsce, gdzie jest w tym momencie noc, najprawdopodobniej poczeka na odpowiedź do kolejnego dnia.

Do tego dochodzą elastyczne godziny pracy. Jeśli taki tryb jest dostępny w firmie, nie można oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi na każdą wiadomość. Oczywiście, powinno to być ustalone wewnątrz zespołu, uwzględniać tryb pracy oraz spotkania i transparentnie komunikowane. Brak szybkiej odpowiedzi jest więc normalny, jeśli na czacie pojawiła się wcześniej wiadomość “muszę teraz wyjść na godzinę, będę dostępny później”.

Praca zdalna u nas nie działa(ła)

Zdarza się, że praca zdalna jest wprowadzana, ale po krótkim czasie następuje rezygnacja. Jest to związane ze spadkiem wydajności, problemami organizacyjnymi i ogólnym chaosem. Niestety, ale przejście z modelu klasycznego, do którego wszyscy są przyzwyczajeni od lat, nie nastąpi bezboleśnie.

Zaplanuj i przeprowadź transformację

Przejście na pracę zdalną wymaga poniesienia pewnych kosztów początkowych. Trzeba dostosować się do nowej rzeczywistości, zmienić podejście i procesy. 

Czy wszyscy pracownicy mają odpowiednie aplikacje do komunikacji? Zostali wyposażeni w laptopy, słuchawki i kamery? Jak wygląda przepływ informacji, procedury rekrutacji oraz zatrudnienia? Czy panuje informacyjny chaos, bo każdy wymaga natychmiastowej odpowiedzi na komunikatorze, zamiast stosować podejście asynchroniczne?

Dostosowanie się do nowego podejścia wymaga czasu i wysiłku, można to zrealizować stosując różne modele pracy zdalnej. Najważniejsze jest jednak to, że trzeba zaplanować transformacje, monitorować problemy i na bieżąco je rozwiązywać. Wtedy po jakimś czasie zysk będzie mocno zauważalny.