Bez jakichkolwiek metryk ciężko jest określić, jaki efekt przynoszą nasze działania. Może się to odnosić zarówno do poprawy działania całej organizacji, ale także do całkiem małych rzeczy, jak prowadzone szkolenie, warsztat lub spotkanie. W niniejszym artykule przedstawiam listę pięciu sposobów, które sam stosuję, aby zebrać feedback od uczestników i na tej podstawie wprowadzić usprawnienia.
Zapytaj uczestników o feedback
Niektórzy pomyślą, że to banalna porada, ale najprostsze rozwiązania, o których czasem zapominamy, przynoszą świetny efekt. Szacując czas szkolenia lub warsztatu zawsze staram się zarezerwować dodatkowe 15 minut. Ten czas przeznaczam zarówno na pytania od uczestników, które nie zostały zadane w trakcie spotkania, jak i zebranie ich opinii oraz uwag. Warto w tym przypadku zadawać pytania otwarte, skłaniające do krótkiej dyskusji, na przykład:
- Co podobało się najbardziej?
- Którą część warto zmienić?
- Które ćwiczenia były źle objaśnione lub niezrozumiałe?
Karteczki “Plus i delta”
Metoda bardzo podobna do poprzedniej, ale zamieniająca dyskusję na pisanie. Może spowodować, że chętniej przekażą swoje obserwacje osoby bardziej nieśmiałe, ale z drugiej strony inni mogą nie mieć ochoty na pisanie.
Z karteczek możemy też skorzystać, jeśli nie mamy czasu na przeprowadzenie nawet krótkiej dyskusji. Warto w takim przypadku poprosić o napisanie feedbacku po wyjściu i przyklejenie go na ścianie, drzwiach lub specjalnie przygotowanym plakacie.
Metoda polega na poproszeniu uczestników o zapisanie na karteczkach rzeczy, które odebrali pozytywnie (plusy) oraz tych, które wymagają poprawy (delta). Warto powiedzieć uczestnikom, aby opisy były jednoznaczne i odnosiły się do konkretnych sytuacji, ćwiczeń lub zachowań. Można posłużyć się jakimś przykładem, np. zamiast pisać „niektóre ćwiczenia były niezrozumiałe”, prosimy o uwagi w stylu „podczas ćwiczenia z krzesłami warto przeprowadzić pokazową rundę, sam opis był dla mnie niejasny”.
Drzwi feedbacku – Pogoda, emotikony, itp.
Jeszcze prostsza metoda, skupiająca się tylko na ocenie. Niestety pomija bardziej szczegółowe informacje, ale mimo wszystko może być wartościowa.
Polega na poproszeniu uczestników o ocenę spotkania w trzystopniowej skali, stosując różnego rodzaju analogie. Może to być na przykład:
- Pogoda – słońce, słońce wychodzące zza chmury, burza
- Emotikony – twarz uśmiechnięta, neutralna, smutna
W celu uproszczenia zbierania feedbacku, możemy sami przygotować dla uczestników na post-itach odpowiednie rysunki. Podczas wychodzenia będą mogli je przykleić na drzwiach. Dodatkowo możemy dopasować kolor karteczek do obrazków, np. zielony dla słonecznej pogody i czerwony dla burzy.
ROTI (ang. Return of time invested), czyli zwrot z zainwestowanego czasu
Kolejna niezwykle prosta metryka, którą możemy zastosować nawet po krótkim spotkaniu. Wystarczy poprosić o ocenę w skali od 1 do 5, podstawą jest relacja zainwestowanego przez uczestnika czasu w stosunku do wyniesionej wartości. Należy pamiętać, że warto dokładnie objaśnić skalę, aby uniknąć nieporozumień. Większość osób przyjmie, stosując szkolną analogię, za najwyższą ocenę 5. Inni mogą tak traktować 1, myśląc o miejscu na podium.
Skalę oceny spotkania możemy zobrazować w następujący sposób:
- Bezwartościowe – uczestnik zmarnował swój czas, nic nie zyskał
- Mało użyteczne – było coś wartościowego, jednak zainwestowany czas przewyższa efekt
- Przeciętne – inwestycja czasu uczestnika zwróciła się
- Powyżej średniej – efekt szkolenia jest większy, niż zainwestowany czas
- Świetne – naprawdę opłacało się uczestniczyć w spotkaniu, wyniesiona wartość znacząco przekracza zainwestowany czas
Najprostszą formą zebrania tej metryki może być poproszenie o podniesienie ręki z odpowiednią liczbą wyprostowanych palców. W przypadku większej liczby osób, lub gdy myślisz, że uczestnicy będą bardziej szczerzy zapisując oceny, można zrobić to inaczej. Wystarczy wyraźnie pokazać markery i poprosić o wpisanie odpowiedniej liczby na tablicy lub plakacie przy opuszczaniu sali. Można też narysować linię ze skalą i cyframi, przy których uczestnicy mogą postawić w odpowiednim miejscu swoją kreskę lub kropkę.
Inną opcją jest przygotowanie post-itów z wypisanymi cyframi, które wychodzące osoby mogą przykleić na drzwiach lub wrzucić do pudełka. Dodatkowo mogą one obrazować wartość właściwym kolorem.
Formularz po spotkaniu
Połączenie poprzednich metryk, gdy chcemy zebrać informację zwrotną po spotkaniu. Może być to dobra forma trafiająca do bardziej nieśmiałych osób, umożliwia też bardziej przemyślane odpowiedzi.
Formularz do zbierania feedbacku możemy wykorzystać jako dodatek do wiadomości, w której przesyłamy uczestnikom materiały po spotkaniu. Trzeba pamiętać, aby nie czekać zbyt długo z naszą ankietą z uwagi na ulotną pamięć. Warto wysłać taką wiadomość najpóźniej kolejnego dnia.
Sam formularz powinien być maksymalnie prosty, aby nie przestraszyć uczestników. Może bazować na opisanych wcześniej metrykach, na przykład:
- ROTI dla treści warsztatu (1-5)
- Ocena prowadzącego (1-5)
- Najbardziej wartościowa rzecz (opisowe)
- Co powinno się poprawić (opisowe)
Jeśli chodzi o wymaganie odpowiedzi, to warto tak oznaczyć tylko te liczbowe (dwa pierwsze z powyższego przykładu, które odpowiadający może po prostu wybrać z listy). Niektóre osoby mogą być mniej chętne do napisania czegoś więcej (albo odłożą to na później i zapomną), więc przynajmniej otrzymamy ocenę. Nie warto też łączyć wymagalności opisowych odpowiedzi z oceną – na przykład gdy ocena jest niższa niż 3, należy podać powód. Może to spowodować zaznaczenie środkowej odpowiedzi w celu zaoszczędzenia czasu przez wypełniającego ankietę.
W dzisiejszych czasach przygotowanie takiego formularza jest niezwykle proste. Nadają się do tego idealnie Formularze Google lub Microsoft Forms, przy pomocy których można w kilka minut przygotować odpowiednią ankietę. Można też wykorzystać inne, także darmowe serwisy.
Podsumowanie
Opisane techniki na zbieranie feedbacku mogą się bardzo przydać w zwiększaniu jakości naszych szkoleń, warsztatów oraz spotkań. Bez informacji zwrotnej od uczestników nie będziemy wiedzieli, co możemy poprawić.
Osobiście stosuję często połączenie większości opisanych technik. W przypadku szkoleń zostawiam sobie trochę czasu na zapytanie o feedback oraz przygotowuję możliwość pisemnej oceny. Po krótszym spotkaniu, które facylituję, staram się korzystać przynajmniej z ROTI. Gdy wysyłam podziękowanie za uczestnictwo i przesyłam materiały, dodaję także link do ankiety online.
Be First to Comment