Silosy wiedzy, czyli pojedyncze osoby, będące ekspertami w krytycznej dziedzinie, mogą być dużym ryzykiem w organizacji. Stanowią wąskie gardło, a z drugiej strony mogą zajmować się zadaniami, w których czują się silni, ale nie są najważniejsze. Co zrobić, aby zmniejszyć ten problem i uwspólnić wiedzę w zespole oraz organizacji?
Czym są silosy wiedzy?
W zespole może się zdarzyć nadmierna specjalizacja poszczególnych osób. Powodem, a zarazem konsekwencją, może być ciągła praca nad zadaniami z podobnej dziedziny.
Prowadzi to do sytuacji, że niektóre z zadań czekają na konkretnego specjalistę, który najszybciej rozwiąże dany problem lub jako jedyny może się nimi zająć.
Prowadzi to do tego, że dany typ zadań może czasem czekać na realizację, gdyż dany specjalista jest wąskim gardłem. Z drugiej strony taka osoba może pracować nad zadaniami, które nie są najważniejsze, ale wykonane najszybciej.
Silosy wiedzy mogą być zespołem
Zdarza się, że cały zespół może być silosem wiedzy i zajmować się głównie jednym komponentem, aplikacją lub systemem, w którym się specjalizuje.
Konsekwencje są podobne, jak wcześniej. Zespół może być wąskim gardłem lub nie pracować nad najważniejszymi zadaniami.
Zbyt wąska specjalizacja zespołu prowadzi do skomplikowanego zarządzania zależnościami, szczególnie w bardziej rozbudowanych produktach. Warto się więc zastanowić, czy chcesz budować zespoły komponentowe, czy funkcjonalne.
Jak w takim razie określić, czy tego typu problemy pojawiają się w twoim zespole?
Bus factor
Bus factor jest dosyć drastyczną miarą, pokazującą poziom uwspólnionej wiedzy w zespole.
Wyobraź sobie, że jeden z twoich zespołów w drodze na imprezę integracyjną przechodzi na drugą stronę ulicy. Nagle z zza zakrętu wyjeżdża autobus. Z duża prędkością uderza w grupę. Jaka liczba osób musi zostać potrącona, aby dostarczany produkt zakończył się całkowitą klęską? Jeśli liczba jest równa 1, to jest to duży problem.
Oczywiście wizja nie musi być tak katastroficzna. Wystarczy, że ktoś złapie przeziębienie, pójdzie na urlop, albo się zwolni. Co stanie się w przypadku, gdy pojawi się bardzo pilne zadanie, które sprawnie potrafi zrealizować tylko jeden ekspert?
Jeśli więc w zespole niektóre osoby posiadają unikalne umiejętności lub wiedzę domenową, bez której nie można dostarczyć produktu, lepiej jak najszybciej postarać się o jej wymianę i zmniejszenie silosów wiedzy.
Stwórz przestrzeń do dzielenia się wiedzą
Warto stwarzać środowisko, które sprzyja dzieleniu się wiedzą. Wykorzystaj do tego istniejące narzędzia lub dodaj nowe.
W przypadku komunikatorów, takich jak MS Teams lub Slack, można utworzyć specjalny kanał lub chat na wymianę wiedzy. Mogą być ukierunkowane na konkretną tematykę, na przykład język programowania lub aplikację. Przydatne bywają także ogólne kanały, np. “Dziś się nauczyłem”, gdzie osoby mogą podzielić się dowolnym, nowym odkryciem.
Dobrym pomysłem może być także wykorzystanie firmowego Confluence, Sharepoint lub innego narzędzia do przechowywania informacji.
Dokumentuj z głową
Jak mówi Manifest programowania zwinnego, “W wyniku naszej pracy, zaczęliśmy bardziej cenić […] Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji”. Nie powinno to jednak oznaczać braku jakiejkolwiek dokumentacji.
Co warto w takim razie dokumentować? W przypadku zespołu programistów wszystko to, co pomoże im w codziennej pracy. Na przykład: architektura systemu, jak skonfigurować środowisko, notatki ze spotkań związane z podjętą decyzją, ustalenia zespołowe lub akcje z Retrospektywy Sprintu.
Nie powinny to być obszerne księgi, tylko krótkie i treściwe dokumenty, pozbawione zbędnych upiększaczy. Mają konkretny cel – być elementem bazy wiedzy a nie powieścią czytaną do poduszki.
Trzeba pamiętać, że dokumentacja wymaga aktualizacji. Jest to koszt, który warto minimalizować. Nieaktualna dokumentacja może być groźniejsza, niż jej brak.
Niech dokumentuje osoba ucząca się
Często eksperci nie mają czasu na dokumentowanie, można więc odciążyć ich z tego obowiązku. Jeśli przekazują wiedzę innej osobie, to ona może opisać dane zagadnienie.
Dzięki temu sama lepiej zapamięta zdobytą wiedzę, a przekazujący ją ekspert będzie miał możliwość sprawdzenia, czy wszystko zostało dobrze zrozumiane. Poświęci na to jednak mniej czasu.
Uruchom firmowy blog
Innym podejściem może być założenie firmowego bloga. Do tego celu świetnie nadaje się Confluence, każda przestrzeń umożliwia jego łatwe uruchomienie.
Jeśli nie korzystasz z Conflunece wystarczy chwila, aby uruchomić bloga na platformie WordPress. Wtedy może to być także blog dostępny dla czytelników zewnętrznych.
Mail do zespołu
Inną opcją może być zasada, że ciekawymi znaleziskami lub informacjami ludzie dzielą się wysyłając maila z określonym tagiem w nazwie, aby łatwiej było filtrować takie wiadomości.
Informacje można także zbierać w większe paczki i dzielić się nimi wykorzystując firmowy newsletter.
Zorganizuj warsztaty i szkolenia
Eksperci w danym temacie mogą organizować szkolenia oraz warsztaty. Warto stworzyć serię takich spotkań, podczas których kolejne osoby mogą dzielić się wiedzą.
Przykładowe „Piątkowe rozmowy przy pizzy” lub zdalne spotkania organizowane cyklicznie z udostępnioną wcześniej listą kolejnych tematów na pewno znajdą zainteresowanych.
Stwórz gildie i grupy tematyczne
Jeśli jakaś tematyka może być interesująca dla szerszej grupy, a jej uwspólnienie wymaga czasu, warto pomyśleć o gildii lub grupie tematycznej. Stałe spotkania i lista tematów na pewno zainteresuje ludzi.
Osobą patronującą gildii może zostać ktoś z największym doświadczeniem, kto chce dzielić się swoją wiedzą.
Zdarza się, że firmy pracujące zdalnie tworzą budżety na lokalne grup tematyczne oraz gildie. Dzięki temu zwiększają wymianę wiedzy oraz dbają o integrację na żywo.
Zastosuj pair programming
Najlepiej uczymy się podczas wykonywania danej czynności, więc dlaczego nie połączyć tego z wymianą wiedzy? Jeśli dwie osoby będą pracowały wspólnie, będą mogły się uczyć od siebie, a efekt ich pracy będzie jeszcze lepszy.
Programowanie w parach, wywodzące się z eXtreme Programming, jest świetną techniką wpływającą pozytywnie na jakość tworzonych rozwiązań. Prowadzi do zmniejszenia ilości błędów, automatycznego code review (w końcu druga osoba sprawdza cały czas!), bardziej przemyślanej architektury.
Podczas sesji pair programming jest dużo okazji do dzielenia się wiedzą. A dodatkowo, szczególnie w przypadku pracy zdalnej, mamy kontakt z kimś innym i integrację w zespole.
Mob programming
Jeśli nie przeraża cię “marnowanie czasu” podczas programowania w parach, możesz spróbować kolejnego kroku, jakim jest mod programming. W tym podejściu programuje wspólnie cały zespół.
Kiedy warto skorzystać z takiego pomysłu? Szczególnie, gdy pojawia się do rozwiązania niezwykle trudny problem. Dzięki wielu umysłom i różnorodności perspektyw, zespół może znaleźć rozwiązania, które mogą być trudniejsze do osiągnięcia indywidualnie.
Ma to szczególne znaczenie, gdy problem jest skomplikowany i pilny, np. na produkcji występuje błąd, który wymaga szybkiej reakcji.
Technika ta szczególnie wzmacnia komunikację i współpracę, wspomaga dzielenie się pomysłami i uczenie się od siebie nawzajem. Może być bardzo przydatna przy wprowadzaniu nowych osób do zespołu. Mob programming może przyczynić się do zwiększenia jakości rozwiązań.
Rotacja zadań
W miarę możliwości stosujcie w zespole zmianę wykonawcy danego typu zadania. Dzięki temu pozostali członkowie będą mieli okazję zająć się danym zagadnieniem, z możliwością wsparcia od bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek.
Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. W przypadku pilnego błędu na produkcji lepiej, gdy poprawi go osoba, która może to zrobić najszybciej. Jednak gdy mówimy o normalnym zadaniu w sprincie, warto uwspólniać wiedzę i nie kierować się zawsze kryterium “kto najszybciej dostarczy”.
Zmniejsz limit pracy w toku
Ludzie będą się wymieniać wiedzą, gdy częściej pojawi się możliwość wspólnej pracy. Najlepszym sposobem jest więc zmniejszenie liczby jednocześnie realizowanych zadań, czyli ograniczenie pracy w toku. W wyniku tego deweloperzy będą częściej pracowali w parach lub większych grupach i nastąpi automatyczna wymiana wiedzy.
Mniej zadań realizowanych jednocześnie powinno wpłynąć pozytywnie na ilość ukończonych. Jak powtarzają fani Kanbanu “przestań zaczynać, zacznij kończyć”. Zmniejszenie limitu pracy w toku spowoduje mniejszy context switching oraz złożoność, a zwiększy skupienie.
Podróżnik
Jeśli chcesz rozpropagować wiedzę z jednego zespołu na pozostałe, możesz tymczasowo przenieść eksperta. Takie wypożyczenia mogą być szczególnie przydatne, gdy inny zespół zaczyna pracować nad nową funkcjonalnością i potrzebuje wsparcia.
Gdy obie strony zgadzają się na takie rozwiązanie wystarczy określić zasady współpracy: czas (np. na ile sprintów), czy ekspert będzie w 100% wspierał zespół, czy tylko częściowo.
Podróżnik w wersji rozszerzonej
To rozszerzenie poprzedniego pomysłu, które zapewnia przekazywanie wiedzy przez dołączającego do zespołu eksperta. Osoba ta nie powinna sama realizować zadań w nowym zespole, tylko nauczyć pozostałych. Najłatwiej to osiągnąć, odbierając jej tymczasowo uprawniania do systemów, repozytorium, etc.
Dzięki temu unikniemy pokusy “to ja to już za was zrobię, będzie szybciej”. Celem w tym przypadku nie jest przyspieszenie wykonania zadania, tylko umożliwienie sprawnego wykonywania takich prac w przyszłości. A uczymy się najsprawniej w praktyce, wykonując dane działanie, myląc się, analizując własne błędy.
Należy pamiętać, że tworzenie rozwiązań rękami członków zespołu może być frustrujące dla eksperta. Mogą mu przeszkadzać błędy popełniane przez nowicjuszy, dlatego należy przypominać o celu tego działania.
Mentoring
Ekspert w danej dziedzinie może prowadzić sesje mentoringowe dla osób chętnych zdobycia nowej wiedzy. Mogą to być regularne spotkania we dwójkę, podczas których mniej doświadczona osoba może uzyskać odpowiedzi na nurtujące ją pytania, wsparcie w rozwiązaniu problemów i solidny zastrzyk wiedzy.
Takie sesje mogą być świetnym wsparciem w rozwoju, stanowić mechanizm realizowania ścieżki kariery w organizacji.
Który sposób na silosy wiedzy jest najskuteczniejszy?
Wszystko zależy od wielu czynników, specyfiki oraz kultury organizacji, podejścia zespołów, rodzaju realizowanych zadań. Warto więc podejść do tematu empirycznie – wypróbować któreś z powyższych sposobów i zweryfikować, czy przynoszą pożądany efekt. A może znasz jeszcze inne sposoby, które zadziałały w twoim środowisku?
Be First to Comment