Komunikacja tekstowa jest jednym ze sposobów porozumiewania się przez zespoły rozproszone. Obecnie, gdy praca zdalna stała się jeszcze bardziej popularna, ten rodzaj może stanowić podstawowy kanał. Na co zwrócić uwagę, aby chat spełniał swoją rolę i zapewniał przejrzystą komunikację bez niepotrzebnych nieporozumień?
Stosuj jeden komunikator tekstowy
Jak mówi popularne powiedzenie, “Od przybytku głowa nie boli”. W przypadku narzędzi do komunikacji jest ono jednak zupełnie nietrafione.
Czy byłeś kiedyś w sytuacji, gdy do komunikacji w firmie miałeś do wyboru dwie, trzy, lub więcej różnych aplikacji? Wielu pracowników korzysta tylko ze swojej ulubionej, więc zawsze musisz sprawdzać, której w danym momencie użyć.
Brzmi jak koszmar, ale ten problem nie jest bardzo rzadki. Brak jednej aplikacji może wynikać z upodobań, liczby posiadanych licencji lub tego, że różne działy firmy mają własny standard.
Pierwszym i najważniejszym krokiem do efektywnej komunikacji przy pracy zdalnej powinien być wybór aplikacji, z której będą korzystać wszyscy. Sprawdź, która cieszy się największą popularnością i zrób z niej standardowe narzędzie firmowe. Nie musi to być to samo narzędzie, które wykorzystujesz do połączeń wideo (też powinno być jedno!). Obecnie najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest tandem Slack + Zoom lub MS Teams, które spełnią obie funkcje.
Asynchroniczność – nie czekaj na odpowiedź
Możesz się komunikować z kimś w dwóch odmiennych trybach: synchronicznym i asynchronicznym. Pierwszy z nich polega na tym, że twoja wiadomość jest odbierana przez drugą osobę w tym samym momencie i od razu otrzymujesz odpowiedź. Natomiast w przypadku komunikacji asynchronicznej, gdy piszesz do kogoś, niekoniecznie odczyta wysłany komunikat od razu. Odpowiedź może więc nastąpić po jakimś czasie.
Praca zdalna powoduje, że komunikujesz się z osobami pracującymi w różnych godzinach, przebywającymi w innych strefach czasowych lub po prostu zajętymi swoimi sprawami. Z tego względu twoja wiadomość może zostać odczytana później.
W przypadku pracy zdalnej nie powinieneś więc oczekiwać, że gdy wysyłasz komuś wiadomość, otrzymasz natychmiastową odpowiedź. Z drugiej strony nie powinieneś też przerywać każdego zadania tylko dlatego, że ikona twojego komunikatora kolorowo miga.
Oczywiście każda reguła może mieć wyjątek.
Daj znać, gdy potrzebujesz pilnej odpowiedzi
Gdy potrzebujesz pilnej odpowiedzi na chacie, możesz stworzyć w zespole reguły, które w tym pomagają. Może to być na przykład oznaczenie konkretnej osoby lub grupy. W zależności od konfiguracji komunikatora, taka wiadomość będzie wizualnie wyróżniona lub spowoduje wysłanie dodatkowego powiadomienia.
Innym rozwiązaniem może być stworzenie specjalnego kanału, który jest używany tylko w przypadku pilnych wiadomości. Takie zasady najlepiej omówić w zespole i określić, czy wszyscy oczekują tak samo szybkiej odpowiedzi zarówno na kanale “Spam” jak i “Problemy na produkcji”.
Komunikatory tekstowe umożliwiają też oznaczanie wybranych wiadomości jako ważne, co skutkuje bardziej natarczywymi powiadomieniami.
W przypadku, gdy oczekujesz odpowiedz w danym terminie, warto go jawnie podać.
Komunikacja tekstowa i oddzielne wątki
Gdy zespół korzysta z chata, po jakimś czasie mogą się na nim mieszać różne tematy. Nastąpi to szczególnie szybko, jeśli zespół jest większy, a środowisko pracy dynamiczne.
Praktycznie każdy popularny komunikator umożliwia stosowanie wątków, które w tym przypadku świetnie się sprawdzają. Powinieneś stosować prostą zasadę – jeden temat to jeden wątek. W ten sposób szansa na pominięcie jakiejś ważnej sprawy znacznie zmaleje.
Stwórz tematyczne pokoje
Komunikatory tekstowe pozwalają także tworzyć kanały, które służą do rozmów na oddzielne tematy. Dzięki temu twój zespół może rozdzielić dyskusje zarówno pod względem wspomnianej już wcześniej pilności, ale także rodzaju poruszanych spraw.
Warto stworzyć kanał ogólny, ale oprócz niego także inne, służące na przykład do omawiania błędów na produkcji, problemów z testami, lub po prostu luźnych pogawędek.
W przypadku kanałów ogólnofirmowych można ich użyć do ważnych ogłoszeń, komunikacji wewnątrz istniejących gildii lub dzielenia się śmiesznymi obrazkami. Wszystko zależy od kultury twojej organizacji.
Zbuduj kulturę reagowania na wiadomości
Gdy w biurze ktoś mówi do zespołu, może liczyć na odpowiedź, lub przynajmniej potakiwanie głową oznaczające akceptację. Gdy w grę wchodzi praca zdalna, w jakimś stopniu problem z widocznością reakcji rozwiązują spotkania online z kamerą.
W przypadku wiadomości tekstowych pojawia się dodatkowe wyzwanie, szczególnie gdy mamy świadomość opisanej wcześniej asynchronicznej komunikacji.
Dlatego tak ważne dla piszącego jest okazanie jakiejkolwiek reakcji przez pozostałe osoby w zespole. Nie musi to być odpowiedź, często wystarczy kliknięcie łapki w górę lub innego emotikona. Ile razy zdarzyło ci się napisać wiadomość i za jakiś czas dopytywać, czy ktoś ją zauważył? Dzięki najprostszej reakcji będziesz wiedział, że wiadomość została odczytana i ktoś się z nią zgadza lub ma inne zdanie.
Komunikacja tekstowa niskokontekstowa (ang. low-context communication)
Specyfika pracy online powoduje, że trzeba bardziej zadbać o dzielenie się informacjami. Zespoły rozproszone powinny komunikować się jak najczęściej, z wykorzystaniem różnych kanałów, aby uniknąć potencjalnych problemów.
Dlatego szczególnie przy pracy zdalnej warto zwracać uwagę na komunikację niskokontekstową. Przekazując informację powinieneś przyjmować, że jej odbiorca ma małą wiedzę o danym temacie i zacząć od wytłumaczenia podstaw. Jeśli będzie to niepotrzebne, twój rozmówca na pewno ci to przekaże. Stosując takie podejście zmniejszysz ryzyko nieporozumień.
Korzystaj z funkcjonalności komunikatora i pluginów
Komunikacja tekstowa to tylko podstawowa funkcjonalność przeznaczonych do tego aplikacji. Warto sprawdzić, jakie możliwości oferują i wykorzystać dodatkowe opcje.
Czy zawsze musisz tylko pisać? Wstawienie animowanego gifa da więcej niż sam tekst, a przy okazji może być zabawne. Jeśli chcesz przeprowadzić głosowanie, możesz wykorzystać emotikony i poprosić o odpowiednią reakcję, przypisaną do opcji z listy. Jeśli wykorzystujesz taką funkcjonalność częściej, może warto zainstalować jakiś plugin, na przykład Polly. Natomiast gdy potrzebujesz powiadomień lub automatyzacji, możesz użyć bota.
Zastanów się, co może przydać się w codziennej pracy twojemu zespołowi i sprawdź jakie możliwości daje twój komunikator.
Be First to Comment