Jeśli pracujesz zdalnie, a twój kalendarz składa się głównie ze spotkań, dzień może okazać się bardzo męczący. W dodatku nie masz czasu na inne ważne sprawy, skoro spędzasz go głównie na rozmowach. Przeskakując pomiędzy kolejnymi zaproszeniami w kalendarzu nie możesz nawet odejść od komputera? Jest kilka sposobów na przerwanie tego ciągu.
Podczas pracy z biura spotkania mogą być ciekawą odmianą od czasu spędzanego przed ekranem komputera. Oczywiście, jeśli są prowadzone efektywnie i realizują konkretną potrzebę. W przypadku pracy zdalnej powodują jednak jeszcze większe zmęczenie, istnieje nawet angielski termin określający ten problem: zoom fatigue.
Poniższe rady mogą będą pomocne zarówno gdy pracujesz zdalnie, oraz jeśli przychodzisz do biura.
Czy spotkanie online jest w ogóle potrzebne?
Pierwszym pytaniem jakie musisz sobie zadać jest to, czy spotkanie jest najlepszym sposobem na zrealizowanie wymaganego celu.
Zarówno jako organizator, jak i uczestnik, powinieneś znać cel spotkania oraz oczekiwany rezultat. Jeśli brakuje tych informacji, zapytaj o nie. Gdy organizujesz spotkanie, zadbaj, aby takie dane znalazły się w zaproszeniu.
Alternatywą dla spotkania może być wysłanie maila, wymienienie kilku wiadomości na czacie lub skorzystanie z narzędzia umożliwiającego wspólne tworzenie treści. W zależności od zadania może to być na przykład Miro, Mural, Confluence lub po prostu współdzielony dokument.
Czy musisz być na tym spotkaniu?
Kolejnym krokiem jaki możesz zrobić w celu ograniczenia liczby spotkań jest po prostu zastanowienie się, czy musisz w każdym uczestniczyć.
Ja określam to zazwyczaj na podstawie trzech pytań:
- Czy mogę coś wnieść do spotkania?
- Będę mieć jakąś korzyść jako uczestnik?
- Będę się na nim dobrze bawić?
Jeśli na każde z tych pytań odpowiesz sobie “nie”, to czy jest sens się na nim pojawić?
Rób przerwy podczas dłuższych spotkań
Zarówno jako organizator spotkania, jak i jego uczestnik, nie bój się poprosić o chwilę przerwy w jego trakcie. Gdy trwa ono dłużej, twoja koncentracja będzie spadała. Szczególnie w przypadku pracy zdalnej możesz wtedy uciekać w sprawdzenie poczty lub rozmowy na czacie.
Dlatego tak ważne jest, aby po niecałej godzinie zrobic przynajmniej 5 min przerwy i odejść od ekranu komputera. Organizując warsztat lub spotkanie online możesz zaplanować krótki odpoczynek w odpowiednich momentach, aby uczestnicy nie utracili wątku.
Nie bój się powiedzieć, że się spóźnisz, lub poprosić o przesunięcie spotkania
Jeśli mimo wszystko masz kilka spotkań jedno po drugim, nie bój się na jakieś spóźnić. Po prostu napisz na czacie do organizatora, że potrzebujesz 5 min przerwy pomiędzy spotkaniami.
W przypadku, gdy ktoś znalazł jedyne okienko tego dnia w twoim kalendarzu zapytaj, czy sprawa jest tak pilna. Być może wcale tak nie jest i można je przenieść na inny, bardziej pasujący ci termin.
Wysyłaj zaproszenia na krótszy, niestandardowy czas
Czy wysyłając zaproszenie na spotkanie online stosujesz standardowe bloki, takie jak 30 lub 60 minut? W przypadku kilku spotkań z rzędu powoduje to nieprzerwany ciąg.
Prostym rozwiązaniem może być wysyłanie zaproszenia na minimalnie krótszy czas, na przykład 25 min zamiast 30 min lub 50 min zamiast pełnej godziny. Umożliwi to uczestnikom krótką przerwę, oczywiście pod warunkiem trzymania się czasu i sprawnej facylitacji.
Obecnie niektóre programy do zarządzania kalendarzem posiadają funkcjonalność umożliwiającą automatyczne skracanie zaproszenia podczas jego tworzenia.
Dobrym sposobem na zmniejszenie liczby spotkań może też być zmiana domyślnej długości spotkania z godziny na 30 minut (lub 25 min).
Zaczynaj spotkania online o niestandardowej godzinie
Jeśli masz trudności z realizacją poprzedniej rady i twoje spotkania mimo wszystko przeciągają się do standardowego, pełnego wymiaru, możesz sprawdzić odwrotną taktykę.
Wysyłając zaproszenie ustaw niespełną godzinę początkową, na przykład 11:10 zamiast 11:00. Dzięki temu uczestnicy będą mieli chwilę przerwy po poprzednim spotkaniu.
Warto umieścić przypomnienie na czacie lub udostępnionym ekranie widocznym po wejściu, że spotkanie rozpocznie się za kilka minut. Uczestnik może przeoczyć to w kalendarzu, a dołączając do rozmowy pomyśli “Super! Mam jeszcze czas aby pójść do toalety i po coś do picia.”
Możesz też uzyskać dodatkową korzyść, ustawiając godzinę na niestandardowy czas, jak na przykład 11:09. Uczestnicy mogą wtedy być bardziej punktualni. Odbiorą cię jako osobę bardzo dokładną i zorganizowaną, więc postarają się nie spóźnić.
Zaplanuj w kalendarzu przerwy i czas na pracę w skupieniu
Pracując w biurze twoje poszczególne działania są zazwyczaj związane z konkretnym miejscem. Pracę indywidualną realizujesz przy swoim biurku, spotkania w dedykowanej sali, luźne pogawędki w kuchni.
Gdy w grę wchodzi praca zdalna, szczególnie z domu, brakuje takiego rozgraniczenia. Możesz do tego celu wykorzystać kalendarz.
Po prostu zarezerwuj odpowiednie bloki na pracę w skupieniu, ale także przerwy, szczególnie te dłuższe. Nie masz czasu na lunch, bo ciągle dostajesz nowe zaproszenia? Ustaw o odpowiedniej godzinie blok w kalendarzu.
Sprawdź swój kalendarz
Teraz mam dla ciebie proste zadanie. Przy najbliższej okazji (teraz? :)) sprawdź swój kalendarz i przeanalizuj poszczególne spotkania. Czy na każdym musisz być? Masz pomiędzy nimi choć chwilę przerwy na pójście do toalety? Zaplanowałeś jakieś dłuższe przerwy lub czas na pracę w skupieniu? Jeśli nie, to do dzieła!
Be First to Comment